Offerte voorbeeld met btw, aangepast per beroep

Deze voorbeeldofferte is één complete offerte voor een dienst: een marketingbureau uit Haarlem dat een campagne maakt voor een fietsenwinkel. Je leest hem deel voor deel, van de kop tot de plek voor het akkoord, met een prijs waarin de btw klopt. Daarna zie je wat je aanpast als je webdesigner, fotograaf of videomaker, IT-consultant of tekstschrijver bent, en onderaan staat een offertesjabloon dat je kunt kopiëren.

De voorbeeldofferte in één oogopslag

Het bedrijf en de klant zijn verzonnen, en alle bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door je eigen namen en prijzen. De opdracht: Rijwielhandel Brakel bv uit Leiden opent een tweede winkel in Alphen aan den Rijn en wil daar in de eerste weken klanten naartoe halen. Studio Spaarnelicht bv, een klein bureau in Haarlem, stuurt de offerte.

Een offerte voor een dienst verkoopt iets dat nog niet bestaat. De klant moet dus kunnen lezen wat hij krijgt, wanneer, en wat het kost. Daarom staat elk deel hieronder in de volgorde waarin de klant zijn vragen stelt. Waarom die volgorde werkt en hoe je er in zes stappen naartoe schrijft, staat in de gids over een offerte maken als zzp'er of bureau.

Deel 1: de kop en de gegevens

Bovenaan staat wie het aanbod doet, aan wie, wanneer en tot wanneer het geldt. Het KvK-nummer hoort volgens de KVK op je offertes, net als op brieven, facturen en je website. Reken je btw, zet dan je btw-id erbij.

Voorbeeld

Offerte 2026-112 Van: Studio Spaarnelicht bv, Haarlem. KvK-nummer en btw-id staan in de voettekst. Aan: Rijwielhandel Brakel bv, Leiden, t.a.v. Sanne Brakel, eigenaar. Datum: 27 oktober 2026. Geldig tot: 26 november 2026. Onderwerp: campagne voor de opening van de winkel in Alphen aan den Rijn.

Een vaste einddatum leest makkelijker dan "dertig dagen geldig": niemand hoeft te rekenen vanaf wanneer.

Deel 2: de situatie van de klant

Begin niet met je eigen bureau. Ik open een offerte met het probleem van de klant; wie je bent komt later. Een klant die op de eerste pagina zijn eigen situatie herkent, leest verder.

Voorbeeld

Jullie situatie. De nieuwe winkel in Alphen aan den Rijn gaat op 1 februari 2027 open. In Leiden kennen klanten Brakel al jaren; in Alphen kent bijna niemand de naam. Sanne wil dat fietsers uit Alphen en omgeving in de eerste acht weken de winkel vinden, voor een proefrit of een onderhoudsbeurt.

Wat het oplevert. Een vol werkplaatsrooster in de nieuwe winkel en een lijst van nieuwe klanten die een proefrit hebben geboekt.

Deel 3: aanpak en planning

Schrijf de aanpak in een paar fases, met een termijn per fase. Zet erbij wat de klant zelf moet aanleveren en wanneer, want daar hangt je planning aan. Hier passen ook een of twee cases die lijken op deze opdracht.

Voorbeeld

Aanpak.

1. Plan (binnen twee weken na het akkoord). Een workshop van een halve dag in Leiden: doelgroepen, aanbod voor de opening, wat we meten.
2. Maken (december en januari). Advertenties en een landingspagina waar je een proefrit of onderhoudsbeurt boekt.
3. Draaien (februari en maart). Acht weken advertenties op Meta en Google, met wekelijkse bijsturing en elke week een kort verslag per mail.

Van jullie nodig. Foto's van de nieuwe winkel uiterlijk half januari, en toegang tot jullie Meta- en Google-accounts voor de start.

Vergelijkbaar werk. Twee cases van openingscampagnes voor winkels zitten als bijlage bij deze offerte.

Deel 4: wat er wel en niet bij zit

Hier voorkom je discussies achteraf. Noem aantallen bij wat je levert, zet erbij hoeveel correctierondes de klant krijgt, en noem wat de klant misschien vanzelfsprekend vindt maar niet in je prijs zit.

Voorbeeld

Inbegrepen.

• Campagneplan na de workshop, één correctieronde.
• Twaalf advertentievarianten (beeld en tekst) en één landingspagina, twee correctierondes.
• Acht weken campagnebeheer op Meta en Google, met wekelijkse bijsturing en een eindverslag.
• Gekozen optie: een video van dertig seconden voor social media, één correctieronde.

Niet inbegrepen.

• Het advertentiebudget zelf. Dat betalen jullie rechtstreeks aan Meta en Google; ons advies is € 4.000 voor de acht weken.
• Fotografie in de winkel, drukwerk en flyers.
• Campagnes na 31 maart 2027.

Het advertentiebudget hoort hier altijd bij. Staat het nergens, dan denkt de klant dat het in je prijs zit, of schrikt hij van de eerste rekening van Meta.

Deel 5: de prijs, met btw die klopt

Voor zakelijke klanten zet je de bedragen exclusief btw, met het btw-bedrag en het totaal eronder. Voor de meeste diensten is dat het algemene btw-tarief van 21%. Reken de btw uit over het subtotaal, niet per regel, dan voorkom je afrondingsverschillen.

Voorbeeld

Onderdeel	Bedrag excl. btw
Campagneplan en workshop	€ 1.400
Creatie: twaalf advertentievarianten en een landingspagina	€ 2.600
Campagnebeheer, acht weken à € 300	€ 2.400
Gekozen optie: video van dertig seconden voor social media	€ 950
Subtotaal	€ 7.350
Btw 21% over € 7.350	€ 1.543,50
Totaal incl. btw	€ 8.893,50

Optie, niet gekozen. Een fotoshoot in de nieuwe winkel, een dagdeel: € 750 excl. btw.

Twee dingen vallen op. De gekozen optie staat als eigen regel in de prijs, zodat de klant ziet dat hij die zelf koos. En de fotoshoot staat er als optie onder, met een prijs. Ik ga niet zelf invullen wat een klant kan betalen: ik zet de uitgebreidere variant erbij en laat de klant kiezen.

Deel 6: de voorwaarden

Hier staan de betaling, het tarief voor extra werk en je algemene voorwaarden. Schrijf bij een aanbetaling altijd waarover het percentage gaat, en reken het bedrag uit.

Voorbeeld

Betaling. 50% van het subtotaal excl. btw bij akkoord: € 3.675 excl. btw (€ 4.446,75 incl. btw). De andere helft na afloop van de campagne. Betalen binnen 14 dagen na factuurdatum.

Extra werk. € 95 per uur excl. btw, altijd na een akkoord per mail vooraf.

Algemene voorwaarden. Op deze offerte gelden de algemene voorwaarden van Studio Spaarnelicht bv. Ze zitten als bijlage bij deze offerte.

Hoe je extra verzoeken tijdens de campagne vastlegt en verrekent, staat in de gids over extra werk tijdens een project verrekenen.

Deel 7: het akkoord

Sluit af met één plek om te tekenen: naam, functie, datum en handtekening. Zet erboven in één zin waarmee de klant akkoord gaat, en wat er daarna gebeurt.

Voorbeeld

Akkoord. Door te tekenen gaat Rijwielhandel Brakel bv akkoord met deze offerte en de algemene voorwaarden van Studio Spaarnelicht bv. Na het akkoord plannen we de workshop binnen twee weken.

Naam, functie, datum, handtekening.

Welke onderdelen verplicht zijn en welke alleen verstandig, met de bron per regel, staat in de checklist met wat er op een offerte moet staan.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Wat je per beroep aanpast

De zeven delen blijven, wat je ook verkoopt. Per vak verschuiven vooral deel 4 en deel 5: welke aantallen je vastlegt, wat je uitsluit en in welke eenheid de klant wil vergelijken. Hieronder per beroep wat je in dezelfde offerte verandert.

Webdesign

Een website verkoop je als project, maar hosting, updates en onderhoud lopen daarna door. Zet dat onderhoudsabonnement als apart maandbedrag in de offerte, met hoe de klant het opzegt, per maand of per jaar. Ik noem de kosten die na de livegang beginnen altijd in de offerte zelf, niet in een mail als de site al live staat. Leg ook vast op wiens naam de domeinnaam staat en wie de teksten en het beeld aanlevert. Een uitgewerkte website-offerte met maandbedrag staat in de offertegids met een uitgewerkte website; hoe je de prijs opbouwt, lees je in een webdesignvoorstel schrijven (Engels).

Marketing

Dit is het voorbeeld hierboven, als losse campagne. Doet het bureau daarna elke maand hetzelfde werk, dan wordt het een maandbedrag met een minimale looptijd. Het advertentiebudget betaalt de klant dan nog steeds zelf, op het eigen account bij het platform. Zet erbij hoe vaak je rapporteert en welke cijfers erin staan. Of een vaste maandfee of een urenbundel beter past, lees je in retainer of strippenkaart.

Fotografie en video

Prijs fotografie en video per dagdeel, per dag of per project. Het grote verschil met andere vakken is het gebruiksrecht: de klant koopt niet alleen beelden, maar het recht om ze te gebruiken. Zet in de offerte waarvoor dat geldt, zoals website, social media of drukwerk, hoe lang, en wat een ruimere licentie kost. Noem of je een naamsvermelding vraagt, hoeveel nabewerkte beelden of montageversies je aanlevert en of de klant ook de onbewerkte bestanden krijgt.

IT en consultancy

Prijs systeembeheer per werkplek per maand, zodat de prijs meegroeit als er een collega bijkomt. Schrijf op wat een werkplek bij jou is, welke reactietijd je belooft en tijdens welke uren. Een eenmalige overname of inventarisatie zet je als aparte regel naast het maandbedrag. Een adviesopdracht prijs je per dagdeel of als pakket met een vast eindproduct, zoals een plan of een rapport. Zet erbij dat het uitvoeren door de klant zelf buiten de offerte valt, en wat je rekent als je daar toch bij helpt.

Tekst

Prijs tekstwerk per pagina, per artikel of per project. Zet erbij hoeveel woorden een pagina of artikel ongeveer is, hoeveel correctierondes de klant krijgt en wie de teksten in het CMS zet. Spreek ook af of je de je- of de u-vorm gebruikt, en of de tekst voor Nederland of voor Vlaanderen is.

Weet je je tarief nog niet zeker, reken het dan eerst na met het rekenvoorbeeld voor je uurtarief.

Waarom een leeg sjabloon niet genoeg is

Gratis sjablonen, zoals de offertesjablonen van Canva of de Word-template van Onderneming.nl, regelen vooral de opmaak: logo, adresblok, een tabel met aantal, prijs en btw. Voor een product is dat genoeg. Een dienst heeft meer nodig: de situatie van de klant, wat er niet bij zit en wat er na oplevering doorloopt. Die vakjes ontbreken in zo'n tabel.

Hergebruik je je eigen eerdere offerte als sjabloon, let dan op twee dingen. Zoek op de naam van de vorige klant voordat je verstuurt. En plak niet dezelfde cases in elke offerte: kies werk dat lijkt op het probleem van deze klant.

Offertesjabloon om te kopiëren

Neem dit sjabloon over in je eigen opmaak. De zeven delen zijn dezelfde als in de voorbeeldofferte; de vakjes vul je per opdracht.

Sjabloon

1. Kop. Offerte [nummer] Van: [jouw bedrijf, plaats]. KvK-nummer [nummer], btw-id [nummer]. Aan: [bedrijf klant, plaats], t.a.v. [naam, functie]. Datum: [datum]. Geldig tot: [datum]. Onderwerp: [de opdracht in één regel].

2. Jullie situatie. [Het probleem in de woorden van de klant. Waarom nu.] [Wat het oplevert als het is opgelost.]

3. Aanpak en planning.

1. [Fase 1, termijn na akkoord: wat er gebeurt.]
2. [Fase 2, termijn: wat er gebeurt.]
3. [Fase 3, termijn: wat er gebeurt.] Van jullie nodig: [wat de klant aanlevert, en uiterlijk wanneer]. Vergelijkbaar werk: [een of twee cases die lijken op deze opdracht].

4. Wat er wel en niet bij zit. Inbegrepen: [wat je levert, met aantallen in de eenheid van je vak en het aantal correctierondes.]

Niet inbegrepen: [wat klanten in jouw vak vaak vanzelfsprekend vinden. Kosten die de klant zelf betaalt, zoals budget, licenties of hosting.]

5. Prijs. [Onderdeel]: € [bedrag] excl. btw [Gekozen optie]: € [bedrag] excl. btw Subtotaal: € [bedrag] Btw [21]% over € [subtotaal]: € [bedrag] Totaal incl. btw: € [bedrag] [Per maand, apart: onderdeel en bedrag excl. btw.] [Optie, niet gekozen: onderdeel en bedrag excl. btw.]

6. Voorwaarden. Betaling: [percentage]% van [het subtotaal excl. btw] bij akkoord: € [bedrag] excl. btw (€ [bedrag] incl. btw). De rest [moment]. Betalen binnen [aantal] dagen na factuurdatum. Extra werk: € [tarief] per uur excl. btw, na akkoord per mail vooraf. Gebruik van het werk: [waar en hoe lang, als dat in jouw vak speelt]. Algemene voorwaarden: [als bijlage / via link].

7. Akkoord. Door te tekenen gaat [bedrijf klant] akkoord met deze offerte en de algemene voorwaarden van [jouw bedrijf]. Na het akkoord [eerste stap]. Naam, functie, datum, handtekening.

Heb je de offerte verstuurd en blijft het stil, kijk dan hoe je je offerte opvolgt met een vast schema.

Hoe Propozit helpt

In Propozit begin je een offerte vanuit een sjabloon per soort opdracht: een vast pakket, een project voor een vaste prijs, een maandteam, een retainer, vaste teamleden, een audit met herstelwerk, bouwwerk of een offerte voor producten. Per soort leg je je eigen standaard vast, met standaardproducten, teksten, planning, deals en cases; hoe dat gaat, staat in je eerste offerte in acht stappen (Engels).

Je bouwt de offerte als deck in de editor, met 19 slidetypes en een live voorbeeld ernaast. In je bibliotheek bewaar je cases en slides om opnieuw te gebruiken; zie de slidebibliotheek (Engels). Je klant vinkt zelf opties aan en ziet het totaal meebewegen, en je kiest per offerte het btw-tarief.

Propozit is in early access en je begint gratis.