Wat moet er op een offerte staan? Checklist

Wat er op een offerte moet staan, is grotendeels aan jou: anders dan voor een factuur bestaat er geen wettelijke lijst. Wel zijn een paar dingen verplicht of sterk aan te raden: je KvK-nummer, je btw-id als je btw rekent, prijzen inclusief btw voor particulieren, en je algemene voorwaarden als je die wilt laten gelden. Daarnaast voorkomen een geldigheidsduur, een duidelijke scope en betaalafspraken veel discussies. Hieronder de checklist per onderdeel, met de bron erbij.

Offerte of factuur: twee verschillende regels

Veel lijsten online halen offerte- en factuureisen door elkaar. De Belastingdienst heeft een vaste lijst met factuureisen: een factuurnummer, je btw-id, het btw-bedrag, de datum en meer. Voor een offerte bestaat zo'n lijst niet. De KVK legt uit dat je vrij bent om afspraken te maken met wie je wilt en hoe je wilt, en een offerte is een aanbod in die vrije ruimte.

Wat er wel geldt, komt uit andere regels: het Handelsregister, het Burgerlijk Wetboek en de regels voor consumenten. Die staan hieronder per onderdeel.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

De checklist per onderdeel

KvK-nummer en btw-id: welk nummer waar

Je KvK-nummer staat in het handelsregister en is openbaar. De KVK noemt de offerte uitdrukkelijk als een van de stukken waarop het nummer hoort.

Bij btw is het opletten. Een eenmanszaak heeft twee nummers: een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer. Het btw-id zet je op je facturen, je briefpapier en je website, en het is verstandig het ook op je offerte te zetten. Het omzetbelastingnummer bevat je BSN en gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst. Zet dat nummer dus nooit op een offerte.

Btw: inclusief of exclusief?

Het hangt af van wie je klant is:

• Zakelijke klant. Noem de prijs exclusief btw, met het btw-bedrag en het totaal inclusief btw eronder. Zo ziet de klant meteen wat hij kan verrekenen. Voor de meeste diensten is het algemene tarief 21%.
• Particulier. De prijs die je noemt, moet de totale prijs zijn, met inbegrip van alle belastingen (art. 6:230l BW, en voor een offerte die je mailt en die online wordt getekend meestal art. 6:230m BW). Je kunt de btw erbij uitsplitsen, maar het bedrag dat het grootst op de pagina staat, is inclusief.

Twijfel je of je klant zakelijk is, vraag dan naar het KvK-nummer en zet het in de offerte.

Voorbeeld

Btw-blok voor een zakelijke klant, voor een verzonnen opdracht. De bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door je eigen.

Onderdeel	Bedrag
Huisstijl: logo, kleuren en lettertypes	€ 3.200
Optie: visitekaartjes en briefpapier	€ 650
Subtotaal excl. btw	€ 3.850
Btw 21% over € 3.850	€ 808,50
Totaal incl. btw	€ 4.658,50

Dezelfde opdracht voor een particulier zou je presenteren als: Huisstijl met visitekaartjes en briefpapier: € 4.658,50 inclusief 21% btw (€ 808,50).

Geldigheidsduur en "vrijblijvend"

Een schriftelijke offerte zonder termijn blijft open tot er een redelijke tijd voorbij is (art. 6:221 BW). Wat redelijk is, zegt de wet niet. Zet er daarom zelf een datum op: "Deze offerte is geldig tot 22 november 2026." Een vaste datum is duidelijker dan "30 dagen", omdat niemand hoeft na te rekenen vanaf wanneer. Die datum is ook je houvast als je je offerte gaat opvolgen.

Noem je een offerte vrijblijvend, dan mag je hem volgens de wet nog intrekken direct nadat de klant heeft aanvaard (art. 6:219 lid 2 BW). Dat geeft je een uitweg als je je vergist hebt, maar het maakt je offerte voor de klant minder zeker. Zet het woord er dus niet uit gewoonte op, maar alleen als je die ruimte echt nodig hebt. Combineer het ook niet met een geldig-tot-datum: een aanbod met een termijn voor aanvaarding kun je volgens art. 6:219 lid 1 BW juist niet herroepen zolang die termijn loopt, en twee tegenstrijdige signalen maken het alleen onduidelijker.

Algemene voorwaarden: meesturen, niet alleen noemen

"Op al onze offertes zijn onze algemene voorwaarden van toepassing" is niet genoeg. Heb je de voorwaarden niet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand gesteld (art. 6:233 sub b en 6:234 BW), dan kan de klant bedingen eruit laten vernietigen, juist op het moment dat je ze nodig hebt. In de praktijk: stuur ze mee als bijlage of link bij de offerte, en verwijs ernaar boven de plek waar de klant tekent. Een link volstaat als de overeenkomst elektronisch tot stand komt, zoals bij een offerte die online wordt getekend, of als de klant er uitdrukkelijk mee instemt. En is je klant een groot bedrijf, dan kan het zich volgens art. 6:235 BW niet op deze regel beroepen.

Verwijst de klant naar zijn eigen inkoopvoorwaarden, dan geldt volgens art. 6:225 lid 3 BW in principe de eerste verwijzing, tenzij die uitdrukkelijk wordt afgewezen. Dat is een vak apart; bij grote klanten loont het om een jurist te laten meekijken.

Een nieuwe versie van je offerte

Offertes veranderen. De klant wil een optie erbij, een fase eraf of een andere startdatum. Pas dan niet de oude offerte aan, maar maak een nieuwe versie met hetzelfde offertenummer en een versienummer erachter, zoals "versie 2". Zet de datum en de geldigheidsduur opnieuw.

Dat heeft ook een juridische reden. Een aanvaarding die afwijkt van het aanbod, geldt volgens art. 6:225 lid 1 BW als een nieuw aanbod en als verwerping van het oorspronkelijke. Mailt de klant "akkoord, maar dan zonder de training", dan ligt er dus juridisch gezien een tegenvoorstel. Lid 2 maakt een uitzondering voor afwijkingen op ondergeschikte punten, maar waar de grens ligt, wil je niet achteraf uitzoeken. Een nieuwe versie die de klant opnieuw tekent, maakt in één keer duidelijk wat er geldt.

Houd daarbij bij welke versie er getekend is. Factureer altijd op basis van die versie, en noem het offertenummer met versie op je factuur. Zo kan de klant bij elke factuur nagaan waar het bedrag vandaan komt, en hoef jij bij een vraag niet in je mailbox te zoeken welke afspraak er gold.

Bewaren na akkoord

De Belastingdienst verwacht dat je je administratie zeven jaar bewaart, en daar horen ook contracten en correspondentie bij. Een getekende offerte is in de praktijk je contract met de klant. Bewaar hem daarom net zo lang, samen met de versie die de klant heeft getekend.

Blok om onder je offerte te zetten

Sjabloon

Geldigheid. Deze offerte is geldig tot [datum].

Btw. Alle bedragen zijn exclusief [21]% btw, tenzij anders vermeld. [Voor particulieren: alle bedragen zijn inclusief btw.]

Betaling. [40]% van het eenmalige bedrag bij akkoord, de rest bij oplevering. Betalen binnen [14] dagen na factuurdatum. Terugkerende bedragen factureren we [maandelijks vooraf].

Meerwerk. Werk buiten deze offerte rekenen we af tegen € [tarief] per uur excl. btw, altijd na jouw schriftelijke akkoord vooraf.

Voorwaarden. Op deze offerte en de overeenkomst die eruit volgt zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Je vindt ze [als bijlage / via deze link].

Akkoord. Naam, functie, bedrijf, datum en handtekening.

[Bedrijfsnaam] · KvK [nummer] · btw-id [NL…B..] · [adres]

Hoe je de rest van de offerte opbouwt, van het eerste gesprek tot het versturen, staat in de stap-voor-stapgids voor je offerte. Hoe al deze onderdelen er samen uitzien in een ingevulde offerte, zie je in een compleet offertevoorbeeld met sjabloon. Twijfel je nog over het tarief dat je erin zet, reken het dan eerst uit met het rekenvoorbeeld voor je uurtarief. En wil je weten waarin een offerte verschilt van een begroting of een schatting, lees dan het verschil tussen proposal, quote en estimate (Engels).

Hoe Propozit helpt

In Propozit vul je je bedrijfsgegevens één keer in bij je organisatie: je officiële naam, adres, btw-nummer en KvK-nummer. Per offerte kies je het btw-tarief; of je prijzen inclusief of exclusief btw zijn, stel je één keer in bij je bedrijfsgegevens. De voorwaarden-slide krijgt vanzelf de regels over betaling, betaaltermijn, meerwerk, btw en hoe lang de offerte geldig is. Na de geldig-tot-datum kan de klant de offerte nog lezen, maar niet meer tekenen.

De klant tekent in het deck, getekend of getypt, en jullie krijgen allebei een getekende PDF met je bedrijfsgegevens, de gekozen onderdelen, de totalen, de btw en de voorwaarden. Hoe dat werkt, staat op de pagina over tekenen (Engels).

Propozit is in early access en je begint gratis.