Offerte opvolgen: wanneer en hoe, met voorbeeldmails

Een offerte opvolgen begint voordat je hem verstuurt: spreek een beslisdatum en een belmoment af, en zet een geldigheidsdatum op de offerte. Daarna volgen vier contactmomenten: een korte check na twee werkdagen, iets nuttigs halverwege, een directe vraag een week voor de vervaldatum en een nette afsluiting op de eerste werkdag daarna. Hieronder staan het schema, een uitgewerkt plan met data, wat je per signaal doet, vier voorbeeldmails en een belscript.

Begin bij de geldigheidsdatum

Opvolgen voelt opdringerig zolang je niet weet wanneer het mag. Een geldigheidsdatum lost dat op. Zonder termijn vervalt een schriftelijk aanbod als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard (art. 6:221 BW). Wat redelijk is, hangt volgens Knab af van de opdracht en de omstandigheden, en een wettelijke standaardtermijn van 14 of 30 dagen bestaat niet. De termijn kies je dus zelf. Knab raadt een concrete einddatum aan, met een tijd erbij als het precieze moment ertoe doet, zoals 17.00 uur.

Met een datum op de offerte weet de klant tot wanneer prijs en planning gelden, en heb jij een vast punt om je contactmomenten op af te stemmen. Wat er verder op een offerte hoort, van KvK-nummer tot voorwaarden, staat in het overzicht van wat er op een offerte moet staan.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Spreek het vervolg af voordat je verstuurt

Het beste opvolgmoment plan je in het gesprek vóór de offerte. Stel aan het eind twee vragen:

1. "Wanneer wil je hierover beslissen?"
2. "Wie kijkt er nog mee voordat je ja zegt?"

Spreek daarna meteen een moment af: "Ik stuur de offerte donderdag. Zullen we dinsdag een kwartier bellen om je vragen door te nemen?" Met een afspraak in de agenda heb je geen losse herinneringsmailtjes nodig. Je belt niet om te vragen of er nieuws is, maar omdat jullie dat hadden afgesproken.

Als de klant pas beslist na de geldigheidsdatum die je in gedachten had, kies dan een latere geldigheidsdatum. Anders verloopt je offerte terwijl de klant nog aan het beslissen is.

Laat de offerte zelf ook niet lang op zich wachten. In mijn ervaring wint de snelste offerte vaak: een goede offerte die snel komt, is meer waard dan een perfecte die te laat is. Hoe je hem opbouwt, van scope tot prijs, lees je in de gids over een offerte maken in zes stappen.

Het opvolgschema

Reken vanaf de geldigheidsdatum terug. Elk contactmoment heeft een vaste plek:

Met drie regels stem je het schema af op je klant:

• Een eerdere beslisdatum gaat voor. Als de klant een beslisdatum noemde die eerder valt dan een week voor de vervaldatum, stel je de directe vraag op de eerste werkdag na die beslisdatum. Bij een beslisdatum die zelfs vóór het midden ligt, stuur je het nuttige mailtje een paar werkdagen eerder, zodat het binnen is voordat de klant beslist.
• Een belafspraak vervangt de check. Met een belafspraak in de agenda sla je de check na twee werkdagen over, tenzij je ziet dat de offerte nog niet geopend is. Dan vraag je toch even of hij is aangekomen.
• Een reactie stopt het schema. Zodra de klant reageert, volg je het gesprek en niet je planning. Wil de klant meer tijd, spreek dan een nieuwe beslisdatum af en verleng de geldigheid als je prijs en planning dat toelaten.

Univé gaat uit van een klant die na zeven werkdagen nog niet op je offerte heeft gereageerd; dan kun je de offerte per mail opvolgen. In die mail vraag je volgens Univé of de offerte goed is ontvangen en aan de verwachtingen voldoet, of de klant aanvullingen heeft, of hij ook met andere partijen praat en of hij nog informatie nodig heeft. In dit schema komt de eerste check eerder en is hij bewust kort, omdat een offerte die in de spam belandt anders een week stilligt. De andere vragen bewaar je voor het gesprek vlak voor de vervaldatum.

Een opvolgplan, uitgewerkt

Zo ziet het schema eruit voor een offerte die dertig dagen geldig is. Het bureau, de klant en de data zijn verzonnen; zet je eigen data erin.

Voorbeeld

Studio Brug (Haarlem) stuurt een offerte aan Fietsenmakerij Kok (Zwolle) voor een website met online reparatieafspraken. Verstuurd op dinsdag 3 november 2026, geldig tot en met donderdag 3 december 2026, 17.00 uur. In het gesprek zei de klant: "We beslissen uiterlijk vrijdag 20 november." Er staat een belafspraak voor donderdag 12 november.

Datum	Wat	Kanaal	Waarom deze dag
Di 3 november	Offerte met een mail van drie zinnen	Mail	Bij versturen
Do 5 november	Nog niet geopend: kort vragen of hij is aangekomen	App	Twee werkdagen na versturen; ondanks de belafspraak, omdat hij niet geopend is
Do 12 november	Vragen over de planning doornemen	Telefoon	De afgesproken belafspraak
Wo 18 november	Antwoord op de vraag uit het gesprek over afspraken buiten openingstijden	Mail	Halverwege: vijftien dagen na versturen, vijftien dagen voor de vervaldatum
Ma 23 november	De directe vraag	Telefoon, daarna mail	Eerste werkdag na de beslisdatum van vr 20 november, die eerder valt dan do 26 november (een week voor de vervaldatum)
Vr 4 december	Geen reactie: offerte netjes afsluiten	Mail	Eerste werkdag na de vervaldatum

Twee regels uit het schema zie je hier in de praktijk. De directe vraag valt niet een week voor de vervaldatum, maar op de eerste werkdag na de beslisdatum die de klant zelf noemde: dan hoort er een besluit te zijn. En omdat de offerte na twee werkdagen nog niet geopend was, ging er ondanks de belafspraak toch een kort berichtje uit.

Wat je doet bij welk signaal

Als je kunt zien of de offerte geopend is en welke pagina's gelezen zijn, kies je daarmee je volgende stap. Zonder die informatie volg je gewoon het schema.

Een signaal is een aanwijzing, geen bewijs. Gebruik het om het juiste gesprek te kiezen, en noem het nooit in je mail: "ik zie dat je de prijs drie keer hebt bekeken" schrikt af.

Mailen of bellen?

Mail wat de klant moet kunnen doorsturen: de offerte, een samenvatting, een schriftelijk antwoord op een vraag. Bel voor alles wat een gesprek nodig heeft: twijfel over de prijs, de planning, wie er beslist. Bij een klant die je tot nu toe alleen hebt gemaild, is de directe vraag een goede aanleiding om te bellen. Voor een klant die zelf liever mailt, of voor een kleine opdracht, is een kort mailtje genoeg.

Vier voorbeeldmails om te kopiëren

Een follow-upmail na een offerte is kort en heeft één doel. Pas de mails aan op je eigen toon; voor een formele klant zet je "je" om in "u".

Sjabloon

1. Twee werkdagen na versturen: is hij aangekomen?

Onderwerp: Offerte [project]: goed aangekomen?

Hoi [naam],

Even checken of de offerte voor [project] goed is aangekomen en of je hem kunt openen. Zal ik hem deze week in een kwartier met jou en [collega] doorlopen?

Groet, [naam]

2. Halverwege: iets nuttigs

Onderwerp: Je vraag over [onderwerp]

Hoi [naam],

In ons gesprek vroeg je [vraag]. Ik heb het uitgezocht: [antwoord in twee zinnen]. Aan de offerte verandert dat niets, maar het leek me handig om te weten voordat jullie beslissen.

Je hoeft hier niet op te reageren. Ik bel je op [dag].

Groet, [naam]

3. De directe vraag, na je telefoontje of als je de klant niet te pakken krijgt

Onderwerp: Offerte [project]: hoe staan jullie ervoor?

Hoi [naam],

De offerte voor [project] is geldig tot en met [datum]. Hoe staan jullie ervoor? Is de timing veranderd? Laat het me weten, dan pas ik de planning aan. En als er iets niet past, hoor ik dat liever nu, zodat ik het kan oplossen.

Groet, [naam]

4. Na de vervaldatum: netjes afsluiten

Onderwerp: Offerte [project] afgesloten

Hoi [naam],

Onze offerte was geldig tot en met [datum]. Ik ga ervan uit dat het nu niet het juiste moment is, en zet hem bij mij op afgesloten. Als dat verandert, beantwoord dan gewoon deze mail; dan stuur ik je een bijgewerkte versie.

Veel succes met [iets uit hun situatie].

Groet, [naam]

Ook als je geen reactie op je offerte krijgt, zelfs niet op de directe vraag, is het laatste mailtje de moeite waard. Juist omdat er geen druk meer op zit, kan het nog een antwoord opleveren, en anders weet je in elk geval waar je staat.

Belscript voor de directe vraag

Een offerte nabellen voelt als verkopen. Met een vaste opbouw kom je gewoon een afspraak na.

Sjabloon

Opening. "Hoi [naam], met [naam] van [bedrijf]. Ik bel over de offerte voor [project]; heb je vijf minuten?"

De vraag. "Hoe staan jullie ervoor? Is er iets in de offerte waar je nog over twijfelt?"

Luister, en vraag door.

• Over de prijs: "Wat zou het makkelijker maken: een kleinere eerste fase, of een andere verdeling van de betaling?"
• Over de timing: "Wanneer zou het wel passen? Dan stem ik de planning daarop af."
• Als er nog iemand meebeslist: "Zal ik de offerte aan [naam] toelichten? Een kwartier is genoeg."
• Als de klant offertes vergelijkt: "Waar let je op bij het vergelijken? Dan vertel ik hoe wij dat aanpakken."

Afspraak. "Dan stuur ik je vandaag [wat je beloofde], en bel ik je op [dag]. Klopt dat?"

Na het gesprek. Stuur binnen een uur een mailtje met wat jullie afspraken, zodat de klant het kan doorsturen.

"Kan het wat goedkoper?"

Dat is geen nee. De klant wil met je werken, alleen voor een ander bedrag. Geef dan geen korting voor niets, maar ruil: minder scope, een andere manier van betalen, of een langere samenwerking, zoals onderhoud voor een jaar in plaats van per maand. Zo blijft je tarief overeind en krijgt de klant toch iets.

Voorbeeld

Voorbeeld: offerte voor een webshop, € 8.400 excl. btw. De bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door die van jezelf.

Wat de klant vraagt	Wat je ruilt	Nieuw bedrag excl. btw
"Kan het onder de € 7.500?"	De koppeling met het boekhoudpakket naar een tweede fase (€ 1.200)	€ 7.200
"We hebben het nu niet in één keer"	Zelfde bedrag in drie termijnen van € 2.800	€ 8.400
"Iets van korting?"	3% korting over € 8.400 bij vooruitbetaling, dat is € 252	€ 8.148

Elke regel geeft iets in ruil voor iets. Een kale korting van 10% over € 8.400 (€ 840) betekent hetzelfde werk voor minder geld, en leert de klant dat je eerste prijs een openingsbod was.

Als je een onderdeel naar een tweede fase schuift, zet dan in de nieuwe versie van de offerte wat er niet meer in zit. Hoe je zo'n wijziging vastlegt en verrekent, staat in de gids over meer- en minderwerk vastleggen. Bij twijfel over je tarief kun je je uurtarief eerst narekenen voordat je iets toegeeft.

Als de klant na de vervaldatum toch ja zegt

Dat komt voor. Volgens Knab ontstaat er dan niet vanzelf een overeenkomst op basis van de oude offerte. Je kunt het late akkoord wel aannemen: de wet laat je een te late aanvaarding als tijdig aanmerken, als je dat de klant onverwijld laat weten (art. 6:223 BW).

Knab raadt aan eerst te toetsen of je de opdracht nog kunt uitvoeren, of je tarieven en kosten gelijk zijn gebleven, of de planning nog haalbaar is en of leveranciers nog beschikbaar zijn. Als alles klopt, bevestig je het akkoord meteen schriftelijk, met de prijs, de voorwaarden en een bijgewerkte planning. Zo niet, dan laat je de klant net zo snel schriftelijk weten dat de offerte is verlopen, en stuur je eventueel een nieuwe versie met een nieuwe datum.

Bij een nee vraag je kort waarom: "Dank je dat je het laat weten. Mag ik vragen wat de doorslag gaf?" Prijs, timing, een andere partij die beter aansloot: schrijf het op. Na een paar offertes zie je een patroon.

Wie liever met vaste dagen na het versturen werkt dan terug te rekenen vanaf de vervaldatum, vindt zo'n schema in de Engelse gids over het opvolgen van een voorstel (Engels).

Hoe Propozit helpt

Je verstuurt de offerte vanuit Propozit, en de klant opent hem met een code van zes cijfers die naar zijn e-mailadres gaat. De eerste keer dat hij hem opent, krijgt de contactpersoon op de offerte een mail. Elke offerte heeft een status die volgt uit wat er gebeurde, zoals verstuurd, geopend, wijziging gevraagd, getekend of verlopen; die hoef je niet zelf bij te houden.

Een balkje op de offerte vraagt de klant of jij mag zien welke slides hij leest en hoe lang. Na OK zie je de leestijd per slide; bij nee zie je alleen dat hij geopend is. Hoe dat werkt, staat op de pagina over tracking (Engels).

Je Overview laat zien wat aandacht nodig heeft: een offerte die vijf dagen na het versturen nog niet geopend is, een die drie dagen na het openen nog niet getekend is, een die binnen een week verloopt en een wijziging die de klant vroeg. Een offerte die verloopt, verleng je daar met Add 14 days; de regels per blok staan in de uitleg over je Overview (Engels). Naast Ondertekenen ziet de klant Wijziging vragen, en als hij die gebruikt, krijg je een mail. Na de geldigheidsdatum kan de klant de offerte nog lezen, maar niet meer ondertekenen.

De mail komt van je organisatienaam "via Propozit"; versturen vanaf je eigen domein komt binnenkort. Propozit is in early access en je begint gratis.