Retainer of strippenkaart met uren: wat past bij je bureau?

Een strippenkaart met uren is een blok uren dat de klant vooraf betaalt en opmaakt wanneer hij iets nodig heeft. Een retainer is een vaste maandfee voor een vaste hoeveelheid werk per maand. Heeft de klant wisselend werk of ken je hem nog niet, dan past een strippenkaart. Heeft hij elke maand werk en wil jij vaste omzet, dan past een retainer. Hieronder staan een rekenvoorbeeld voor één klant, een beslistabel en voorwaarden om over te nemen.

Strippenkaart, urenbundel en retainer: wat is wat

Strippenkaart en urenbundel zijn twee woorden voor hetzelfde: de klant koopt een aantal uren in één keer, betaalt vooraf en jij schrijft er uren van af tot de kaart leeg is. Daarna koopt hij een nieuwe kaart, of niet.

Een retainer is een doorlopende afspraak met een vaste maandfee. De klant reserveert daarmee elke maand een deel van je tijd, en jij plant die tijd in. Een retainer kan uitgaan van uren ("twaalf uur per maand") of van taken ("vier blogs, een nieuwsbrief en een maandrapport"). Bij taken draag jij het risico dat het meer tijd kost, bij uren de klant het risico dat hij ze niet gebruikt.

Het grootste verschil zit in wie de planning bepaalt. Bij een strippenkaart belt de klant als hij iets nodig heeft, en moet jij dan ruimte hebben. Bij een retainer weet je aan het begin van de maand welk werk eraan komt.

Hoe Nederlandse bureaus het nu aanbieden

Een paar voorbeelden van strippenkaarten, zoals ze op de sites van de bureaus zelf staan:

• Mad Pack verkoopt een vooraf vastgesteld aantal uren voor al zijn diensten en meldt bij 80% verbruik dat er nog 20% over is.
• Boef Marketing biedt kaarten in verschillende groottes zonder maandbedrag of contract, waarbij de prijs per uur daalt van € 65 bij de kleinste naar € 61 bij de grootste kaart.
• Het Merkbureau noemt naast de strippenkaart ook zijn tarief voor losse uren: € 95 excl. btw, zodat de klant de twee kan vergelijken.
• Design Domein noemt zijn maandpakket met een vast urenblok een strippenkaart, maar dat pakket wordt minimaal vier maanden afgenomen: in de praktijk een retainer.
• Reto meldt op zijn strippenkaartpagina dat de kaart alleen geldt voor werk dat zijn eigen medewerkers doen, dus niet voor ingekocht werk.

Drie lessen: een grotere bundel krijgt een lagere uurprijs, een melding voordat de kaart leeg is voorkomt verrassingen bij de klant, en je schrijft op wat wel en niet van de kaart afgaat. Noem een maandpakket met een minimale looptijd gewoon een retainer, dan weet de klant wat hij koopt.

Rekenvoorbeeld: één klant, zes maanden, twee varianten

Een verzonnen voorbeeld. Namen, uren en bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door die van jezelf.

Voorbeeld

Bureau Duinlicht (Haarlem) doet de online marketing voor Kaashandel De Wit bv (Gouda). De klant heeft gemiddeld zo'n twaalf uur per maand nodig, maar het wisselt: in april loopt een grote campagne. Duinlicht legt twee varianten voor.

• Retainer: twaalf uur per maand voor een vaste maandfee van € 1.050 excl. btw (€ 87,50 per uur), minimaal zes maanden. Aan het eind van een maand schuiven maximaal vier ongebruikte uren door naar de volgende maand; de rest vervalt. Extra uren kosten € 105 per uur. Duinlicht factureert de maandfee aan het begin van de maand en extra uren aan het eind van de maand waarin ze zijn gemaakt.
• Strippenkaart: veertig uur voor € 4.000 excl. btw (€ 100 per uur), vooraf te betalen en twaalf maanden geldig. Is de kaart op, dan koopt de klant een nieuwe.

Over zes maanden had de klant 70 uur werk nodig.

Variant 1: retainer

Maand	Uren nodig	Beschikbaar (12 + doorgeschoven)	Extra uren	Doorgeschoven	Vervallen	Gefactureerd excl. btw
Januari	8	12	0	4	0	€ 1.050
Februari	14	16	0	2	0	€ 1.050
Maart	10	14	0	4	0	€ 1.050
April	20	16	4	0	0	€ 1.470
Mei	6	12	0	4	2	€ 1.050
Juni	12	16	0	4	0	€ 1.050
Totaal	70		4		2	€ 6.720

In april waren zestien uur beschikbaar en twintig nodig: vier extra uren × € 105 = € 420, op een aparte factuur aan het eind van april. In mei bleven zes uur over: vier schoven door, twee vervielen. De vier uur over na juni schuiven door naar juli.

Variant 2: strippenkaart

Maand	Uren nodig	Van kaart 1	Van kaart 2	Factuur excl. btw
Januari	8	8	0	€ 4.000 (kaart 1)
Februari	14	14	0
Maart	10	10	0
April	20	8	12	€ 4.000 (kaart 2)
Mei	6	0	6
Juni	12	0	12
Totaal	70	40	30	€ 8.000

Kaart 1 is halverwege april op. Op kaart 2 staat eind juni nog tien uur, ter waarde van € 1.000, geldig tot april volgend jaar.

Wat de klant betaalde, met 21% btw

	Retainer	Strippenkaart
Gefactureerd excl. btw	€ 6.720	€ 8.000
Btw 21%	€ 1.411,20	€ 1.680
Totaal incl. btw	€ 8.131,20	€ 9.680

Wat Duinlicht per gewerkt uur verdiende

	Retainer	Strippenkaart
Uren gewerkt	70	70
Uren vervallen	2	0
Gefactureerd excl. btw	€ 6.720	€ 8.000
Min uren nog tegoed	4 × € 87,50 = € 350	10 × € 100 = € 1.000
Verdiend met de 70 gewerkte uren	€ 6.370	€ 7.000
Opbrengst per gewerkt uur excl. btw	€ 6.370 ÷ 70 = € 91	€ 7.000 ÷ 70 = € 100

In beide varianten tellen de uren die nog tegoed staan niet mee, bij de retainer de vier doorgeschoven uren voor juli: ze zijn betaald, maar het werk moet nog komen. Op papier verdient Duinlicht met de retainer € 87,50 per uur, in werkelijkheid € 91 per gewerkt uur. Dat verschil komt uit twee dingen: de vier extra uren in april brachten € 105 per uur op, samen € 420, en de twee vervallen uren in mei zijn betaald zonder dat er werk tegenover stond. Laat de klant de tien uur op kaart 2 verlopen, dan heeft Duinlicht € 8.000 ontvangen voor 70 uur werk.

De strippenkaart levert per gewerkt uur meer op, maar Duinlicht weet nooit wanneer de klant belt: in april moest er ineens twintig uur vrij zijn. De retainer levert per uur minder op dan de kaart, maar meer dan de maandfee op papier belooft: de piek werd extra betaald en de vervallen uren bleven betaald. En elke maand komt dezelfde factuur. De klant betaalde met de retainer minder, ook na aftrek van het tegoed, maar zat wel zes maanden vast. De keuze is dus: een hogere uurprijs of een voorspelbare maand.

Welke past bij je bureau? Een beslistabel

Twijfel je, maak die keuze dan niet voor de klant. Ik ga niet zelf inschatten wat een klant kan betalen: ik zet de ruimere variant ernaast en laat de klant kiezen. Hier kan dat een retainer naast de strippenkaart zijn. Hoe je zulke opties in één offerte zet, staat in de stappen om een offerte te maken.

Zes afspraken die in je offerte horen

Een strippenkaart of retainer gaat zelden mis op de prijs, wel op wat niet is afgesproken. Zet deze zes punten in je offerte:

1. Wat er van de bundel afgaat. Welk werk telt mee (ook overleg, mail en rapportages?), hoe je afrondt (per kwartier, per half uur) en of werk van ingehuurde specialisten meetelt.
2. Geldigheid en doorschuiven. Hoe lang een strippenkaart geldig is. Bij een retainer: hoeveel ongebruikte uren doorschuiven, voor hoe lang, en wat er vervalt.
3. Je tarief buiten de bundel. Wat een uur kost als de kaart op is of de maand vol zit. Een offerte zonder je tarief voor werk daarbuiten vind ik, na twintig jaar offertes schrijven, gewoon een fout. Extra verzoeken komen er toch, dus zeg vooraf wat ze kosten. Hoe je zo'n verzoek vastlegt, lees je bij meerwerk vastleggen en factureren.
4. Overzicht en melding. Hoe de klant ziet hoeveel uren er over zijn, en wanneer je waarschuwt dat de kaart bijna op is.
5. Looptijd, verlenging en opzegging. Bij een retainer de minimale looptijd, of hij daarna stilzwijgend doorloopt en de opzegtermijn. Bij een strippenkaart: verlengt hij vanzelf, of koopt de klant zelf een nieuwe?
6. Prijswijzigingen. Een nieuwe kaart kost het tarief van dat moment; een retainer pas je aan bij een nieuwe looptijd. Je tarief voor beide reken je terug vanuit je kosten, zoals in de gids uurtarief berekenen als zzp'er.

Btw en facturen

Voor marketing-, design- en webwerk reken je in de regel het algemene btw-tarief van 21%. Bij een retainer is het eenvoudig: elke maand een factuur, en de btw daarop geef je aan over het tijdvak waarin je die factuur uitreikt.

Bij een strippenkaart betaalt de klant vooraf voor werk dat nog moet komen. Volgens de Belastingdienst stuur je bij een vooruitbetaling die je verplicht stelt een factuur voordat het bedrag opeisbaar is, en geef je de btw aan over het tijdvak waarin je de factuur uitreikt. Betaalt de klant vrijwillig vooraf, dan is de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt. In beide gevallen draag je de btw over de hele kaart af, ook als de uren pas maanden later worden gebruikt. Houd daar rekening mee als je een grote kaart aan het eind van een kwartaal verkoopt.

Wat er fiscaal gebeurt met uren die vervallen, leg je voor aan je boekhouder voordat je zulke voorwaarden afspreekt. Of je bedragen in je offerte inclusief of exclusief btw noemt, staat in de checklist voor wat er op een offerte moet staan.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Voorwaarden om over te nemen

Vul in wat tussen haken staat en schrap wat niet bij je werk past.

Sjabloon

Voorwaarden strippenkaart

1. De strippenkaart omvat [aantal] uur tegen [bedrag] per uur, samen [bedrag] excl. btw. Je betaalt de kaart vooraf; we beginnen nadat de betaling binnen is.
2. De kaart is [aantal] maanden geldig vanaf de factuurdatum. Uren die daarna over zijn, vervallen.
3. We schrijven de werkelijk bestede tijd af, per [kwartier / half uur]. Overleg, mail en rapportages tellen mee; werk van ingehuurde partijen niet, dat factureren we apart na je akkoord.
4. Je ontvangt elke maand een overzicht van de bestede en resterende uren. Is [percentage] van de kaart verbruikt, dan laten we het je weten.
5. Is de kaart op, dan werken we alleen verder met een nieuwe kaart of tegen ons tarief voor losse uren van [bedrag] per uur excl. btw.
6. Een nieuwe kaart kost het tarief dat op dat moment geldt.

Sjabloon

Voorwaarden retainer

1. Voor een vaste maandfee van [bedrag] excl. btw reserveren we elke maand [aantal] uur voor [omschrijving van het werk].
2. De retainer loopt minimaal [aantal] maanden vanaf [startdatum]. Daarna loopt hij per maand door, met een opzegtermijn van [aantal] maand.
3. Aan het eind van een maand schuiven maximaal [aantal] ongebruikte uren door naar de volgende maand. Doorgeschoven uren gebruiken we eerst; wat daarna over is, vervalt.
4. Uren boven het maandbudget rekenen we af tegen [bedrag] per uur excl. btw. Voordat we meer dan [aantal] extra uur maken, vragen we je akkoord.
5. We factureren de maandfee [vooraf, aan het begin van de maand / achteraf, aan het eind van de maand]. Extra uren factureren we aan het eind van de maand waarin we ze maken, als aparte regel.
6. Bij een nieuwe looptijd kunnen we de maandfee aanpassen; dat laten we je [aantal] maand vooraf weten.

Van project naar terugkerend werk

De makkelijkste retainer verkoop je in de offerte voor het project zelf. Na de oplevering is er vaak nog werk: onderhoud, updates, nieuwe content. Kosten die na de livegang doorlopen, horen in de offerte en niet in een mail achteraf; die kosten weglaten is een fout. Zet ze er meteen in, als retainer of strippenkaart naast de projectprijs, en houd eenmalige en maandelijkse bedragen apart zodat de klant ze niet bij elkaar optelt.

Werk je voor marketingklanten, dan zie je op de pagina voor marketingbureaus (Engels) hoe campagnes, urenbundels en maandbedragen naast elkaar in één voorstel staan. Een volledig retainervoorstel staat in de gids over een retainervoorstel schrijven (Engels).

Hoe Propozit helpt

In je prijslijst kies je per product een van zes typen: een product, een project voor een vaste prijs, werk op nacalculatie, een abonnement, een urenbundel of een uurtarief. Kies je in Propozit voor een nieuwe offerte het type Retainer, dan prijs je een maandplan; zet je er twee of meer plannen in, dan kiest de klant er zelf één.

Deals en regels schrijf je zelf, bijvoorbeeld korting voor een langere looptijd die alleen op de maandbedragen geldt, of extra uren als de klant het grotere plan kiest. Je tarief voor extra werk zet je per offerte in de voorwaarden. Het totaal toont eenmalige en maandelijkse bedragen apart, exclusief en inclusief btw. Hoe opties, plannen en deals werken, lees je in de uitleg over plannen, deals en regels (Engels).

Propozit houdt geen uren bij en verstuurt geen facturen; het saldo van een strippenkaart volg je in je eigen urenregistratie.

Propozit is in early access en je begint gratis.