Offerte maken als zzp'er of bureau: stap voor stap

Een offerte maken doe je in zes stappen: zoek uit wat het probleem van de klant is, wie beslist en wat het budget is; schrijf eerst de scope; zet er een prijs met keuzes bij; bouw de offerte op in de volgorde waarin de klant zijn vragen stelt; zet de bedrijfsgegevens en de geldigheidsduur erin; en verstuur hem snel, met een afspraak voor het vervolg. Onderaan staat een uitgewerkte voorbeeldofferte met btw en een mail die je kunt kopiëren.

Wat een offerte is, en wat hij doet

Een offerte is een aanbod. Zegt de klant ja, dan is er een overeenkomst: die komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan (art. 6:217 BW). Daarom is een offerte meer dan een prijsje in een mail. Wat erin staat, is wat je straks moet leveren.

Twee regels uit het Burgerlijk Wetboek zijn handig om te kennen:

• Een schriftelijk aanbod zonder termijn vervalt als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard (art. 6:221 BW). Wat "redelijk" is, staat nergens. Een vaste geldigheidsduur, bijvoorbeeld 30 dagen, voorkomt die discussie.
• Noem je de offerte vrijblijvend, dan mag je hem nog intrekken direct nadat de klant heeft aanvaard (art. 6:219 BW). Dat geeft je ruimte, maar een klant die net "ja" zei, schrikt daar wel van. Gebruik het woord alleen als je het ook bedoelt.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Stap 1: weet drie dingen voordat je begint

Een goede offerte begint in het eerste gesprek. Vraag daar naar drie dingen:

1. Het probleem. Waarom nu? Wat gaat er mis, en wat kost dat de klant? Schrijf het op in hun woorden, want die woorden komen terug op de eerste pagina.
2. Wie er beslist. Je contactpersoon is niet altijd degene die tekent. Vraag wie het budget goedkeurt en of er nog iemand meeleest.
3. Het budget. Een bandbreedte is genoeg. Wil de klant het niet zeggen, leg dan twee of drie prijsniveaus voor en vraag welke in de buurt komt.

Ga daarbij niet zelf invullen wat de klant kan betalen. Na twintig jaar offertes schrijven neem ik de premium variant gewoon op in de offerte: de klant kiest zelf of die erbij komt. Bied je bij voorbaat alleen de basisversie aan, dan krijgt de klant nooit de kans om ja te zeggen tegen meer.

Stap 2: schrijf eerst de scope

Begin niet bij de inleiding, maar bij wat je gaat leveren. Beschrijf de scope in dingen die je kunt tellen: zes paginatemplates, twee revisierondes, een training van twee uur. "Een mooie website" kun je niet opleveren; "zes templates" wel.

Zet er direct onder wat er níet bij zit. Ik wil dat de klant het gevoel heeft dat alles erin zit, en dat lukt alleen als je duidelijk bent over wat wel en wat niet binnen de scope valt. Teksten schrijven, fotografie, hosting: als je het niet doet, schrijf het op.

Welke formele onderdelen er verder op een offerte horen, van KvK-nummer tot btw, staat in de checklist met alles wat er op een offerte moet staan.

Stap 3: zet een prijs neer waar de klant uit kan kiezen

Eén bedrag is een ja of een nee. Een prijs met keuzes maakt er een gesprek van. Drie dingen helpen:

• Opties. Zet extra's die de klant zelf kan aanvinken apart: teksten herschrijven, een extra taal, een tweede ontwerpvoorstel.
• Eenmalig en terugkerend apart. Het project is een eenmalig bedrag; onderhoud of hosting is een bedrag per maand. Tel ze nooit bij elkaar op tot één totaal.
• Kosten na oplevering. Een fout om te vermijden: vergeten te vermelden wat er na de livegang nog aan kosten komt. Die horen in de offerte, niet in een mailtje achteraf.

Zet ook je uurtarief voor werk buiten de offerte erin. Extra verzoeken komen toch; als de offerte al zegt wat meerwerk kost, is dat later een korte mail in plaats van een onderhandeling. Hoe je meerwerk herkent, vastlegt en verrekent, lees je in de gids over meerwerk in je offerte. Weet je dat tarief nog niet precies, reken dan eerst je uurtarief uit.

Btw. Werk je voor bedrijven, dan noem je prijzen meestal exclusief btw, met het btw-bedrag en het totaal eronder. Voor de meeste diensten is dat het algemene tarief van 21%. Werk je voor particulieren, dan moet de prijs die je noemt de totale prijs zijn, met inbegrip van alle belastingen (art. 6:230l BW, en bij verkoop op afstand art. 6:230m BW), dus inclusief btw.

Stap 4: bouw de offerte op in de volgorde van de klant

Een klant leest een offerte met drie vragen: snappen ze mijn probleem, wat krijg ik, en wat kost het? Volg die volgorde:

1. De situatie van de klant. Het probleem en wat het oplevert als het is opgelost. Begin niet met een presentatie van je eigen bedrijf; wie je bent, komt later.
2. De aanpak. Hoe je het aanpakt, in fases, met een planning.
3. De scope. Wat wel en wat niet inbegrepen is.
4. De prijs. Met de opties, de eenmalige en terugkerende bedragen en de btw.
5. Waarom jij. Een of twee cases die passen bij dit probleem. Plak niet in elke offerte dezelfde cases; kies werk dat lijkt op wat deze klant nodig heeft.
6. Voorwaarden en akkoord. Betaling, geldigheidsduur, je algemene voorwaarden, en één plek om te tekenen.

Schrijf de samenvatting bovenaan als laatste, als je weet wat er in de rest staat. Een uitgebreidere uitleg van elk onderdeel vind je in wat er in een bureauvoorstel hoort (Engels).

Stap 5: zet de formele gegevens erin

Er is geen wet die precies voorschrijft wat er op een offerte moet staan, anders dan bij een factuur. Een paar dingen horen er wel op. Je KvK-nummer bijvoorbeeld: volgens de KVK zet je dat op brieven, offertes, facturen, je website en zakelijke e-mails. Ook de KVK-stappen voor een offerte noemen je gegevens en die van de klant, een datum en offertenummer, de omschrijving van het werk, de prijs, de geldigheid, de planning en je algemene voorwaarden.

Dit stuk houd ik kort, omdat de checklist voor je offerte het per regel uitwerkt, met wat verplicht is en wat alleen verstandig.

Stap 6: verstuur snel en spreek het vervolg af

Wacht niet te lang met versturen. In mijn ervaring wint de snelste offerte vaak: een goede offerte die snel binnen is, verslaat een perfecte die te laat komt. Mik op een paar werkdagen na het gesprek.

Stuur hem niet zomaar op. Zet in je mail wanneer je contact opneemt, en plan dat moment meteen in je agenda. Dan is opvolgen geen ongemakkelijk "en, al gekeken?", maar een afspraak die jullie samen hebben gemaakt. Wat je daarna op welk moment zegt, met een schema en mailtjes, staat in de gids over je offerte opvolgen.

Voorbeeldofferte: een website voor een bakkerij

Hieronder de kern van een voorbeeldofferte voor een verzonnen klant. De namen en bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door die van jezelf.

Voorbeeld

Offerte 2026-041 van Studio Lindeboom (Utrecht) aan Bakkerij De Vries bv (Amersfoort). Datum 23 oktober 2026, geldig tot 22 november 2026.

De situatie. Bakkerij De Vries neemt taartbestellingen nu op via telefoon en WhatsApp. Op zaterdag gaan bestellingen verloren. Doel: 80% van de taartbestellingen online, met een overzicht per dag voor de bakkerij.

Eenmalig.

Onderdeel	Bedrag
Ontwerp en bouw website, zes paginatemplates, bestelformulier voor taarten	€ 7.800
Optie, aangevinkt: teksten herschrijven, tien pagina's	€ 950
Training voor het personeel, twee uur	€ 250
Subtotaal excl. btw	€ 9.000
Btw 21% over € 9.000	€ 1.890
Totaal incl. btw	€ 10.890

Per maand, vanaf de livegang. Onderhoud en hosting: € 95 excl. btw (€ 114,95 incl. btw), maandelijks opzegbaar.

Niet inbegrepen. Fotografie, nieuwe producten toevoegen na de livegang, koppeling met een kassasysteem.

Betaling. 40% van het eenmalige bedrag bij akkoord: € 3.600 excl. btw (€ 4.356 incl. btw). De rest bij oplevering. Betalen binnen 14 dagen na factuurdatum.

Meerwerk. € 85 per uur excl. btw, altijd eerst schriftelijk akkoord.

Akkoord. Door te tekenen gaat Bakkerij De Vries bv akkoord met deze offerte en de algemene voorwaarden van Studio Lindeboom. KvK-nummer en btw-id staan in de voettekst.

Let op wat deze offerte doet: het probleem staat vooraan, de optie die de klant aanvinkte staat apart, het maandbedrag staat niet in het eenmalige totaal, en de aanbetaling noemt waarover het percentage gaat. Een tweede uitgewerkte offerte, voor een campagne, met wat je per beroep aanpast, vind je bij de voorbeeldofferte per beroep.

Mail om je offerte te versturen

Sjabloon

Onderwerp: Offerte [project] voor [bedrijf]

Hoi [naam],

Dank je voor het gesprek van [dag]. In de bijlage (of via de link) vind je onze offerte voor [project]. Kort samengevat: [het probleem in één zin], en daarvoor stellen we [de aanpak in één zin] voor, voor [bedrag] excl. btw eenmalig en [bedrag] per maand.

Op pagina [x] staan een paar opties die je kunt aanvinken of laten staan. De offerte is geldig tot [datum].

Ik bel je op [dag en tijd] om je vragen door te nemen. Past dat niet, laat het me weten, dan zoeken we een ander moment.

Groet, [naam]

Hoe Propozit helpt

In Propozit maak je je offerte als deck, in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Je klant vinkt zelf opties aan, kiest een pakket en een betaalschema, en ziet de totalen meteen meebewegen; eenmalige en maandbedragen blijven apart. Hoe dat werkt, lees je op de pagina over interactieve prijzen (Engels). Je kiest per offerte het btw-tarief; of je prijzen inclusief of exclusief btw zijn, stel je één keer in bij je bedrijfsgegevens. Je uurtarief voor meerwerk en de geldigheidsduur die je instelt, komen vanzelf in de voorwaarden.

Je verstuurt de offerte vanuit Propozit, de klant tekent in het deck, en je ziet wanneer hij geopend is en hoe lang elke slide gelezen is. Voor zzp'ers staat op de pagina voor freelancers (Engels) wat je ermee kunt.

Propozit is in early access en je begint gratis.