Offerte maken met AI: wat je uit handen geeft en wat niet

Een offerte maken met AI werkt goed voor alles wat tekst is: je gespreksnotities omzetten in een probleemomschrijving, een aanpak en een planning, en dat in de taal van je klant. Wat je niet uit handen geeft: de prijzen, de btw, wat wel en niet in de scope zit, en je voorwaarden. Die komen uit je eigen prijslijst en uit jouw controle. Hieronder lees je de taakverdeling, zie je een uitgewerkte offerte met btw en krijg je een checklist.

Hoe een goede offerte in elkaar zit, verandert niet doordat AI meeschrijft. Wil je eerst de hele aanpak, van kennismaking tot verstuurde offerte, lees dan hoe je stap voor stap een offerte maakt. Dit stuk gaat over de verdeling tussen jou en de AI.

Wat AI goed doet in een offerte

AI is sterk in woorden. Plak je aantekeningen van het eerste gesprek erin en je krijgt een probleemomschrijving in een paar zinnen. Hetzelfde geldt voor de aanpak in drie of vier stappen, een planning in fases en een korte beschrijving per rol.

Ook handig: een te lange alinea inkorten, de tekst in het Engels of Duits zetten voor een klant over de grens, of consequent "je" of "u" aanhouden. Dat laatste lijkt klein, maar een offerte die halverwege van "u" naar "je" springt, leest slordig.

Werk je met een tool die je prijslijst kent, dan kan AI nog iets: kiezen wélke regels uit die lijst in deze offerte horen, en hoeveel. Dat scheelt overtypen. De prijs zelf hoort dan nog steeds uit je lijst te komen.

Wat van jou blijft

De vuistregel: woorden mag de AI bedenken, bedragen niet. Vraag je een algemene chatbot om "een offerte van rond de tweeduizend euro", dan krijg je bedragen die er overtuigend uitzien en nergens op gebaseerd zijn.

Prijzen horen op één plek te staan. Bij We Do Dev Work, mijn bureau in Bangkok, ging dat één keer mis: er gingen meerdere versies rond, we werkten de prijzen met de hand bij, en een klant tekende een versie met onze oude, goedkopere tarieven.

Over btw: voor de meeste diensten geldt het algemene tarief van 21%. Of dat voor jouw opdracht geldt, en hoe je het toont aan een bedrijf of een particulier, is jouw beslissing. De uitleg staat in btw op je offerte: inclusief of exclusief.

Algemene chatbot of een tool met je prijslijst

In een algemene chatbot, zoals ChatGPT of Claude, geef je zelf alles mee: je notities, je opbouw en je prijzen. Wat je terugkrijgt is tekst. Die zet je daarna in Word of een offertetool, je rekent de totalen na en je verstuurt hem zelf.

In een tool die je prijslijst, je klanten en je sjablonen al kent, beschrijf je alleen de opdracht. De tool zoekt de regels erbij, met jouw prijzen, en zegt wat hij niet kon vinden. Dat haalt de duurste fout eruit: een verouderd bedrag.

In beide gevallen lees jij het concept voordat het de deur uitgaat. Mijn les daarbij: de klant moet het gevoel hebben dat alles erin zit, en er moet duidelijk staan wat wel en niet in de scope valt.

Uitgewerkt voorbeeld: één beschrijving, het concept en wat je aanpast

De tekstschrijver, de klant en de bedragen zijn verzonnen voorbeelden: vervang ze door je eigen cijfers. Het concept komt uit een tool die de prijslijst kent, hier Propozit, waarvan de schermen in het Engels zijn.

Voorbeeld

Voorbeeld: een zzp-tekstschrijver in Utrecht maakt een offerte met AI. In zijn prijslijst staan: websitetekst per pagina € 185, zoekwoordenonderzoek € 350, blogartikel € 225 en een uurtarief voor meerwerk van € 85. Bakkerij Verhoeven bv staat al in zijn klantenlijst.

De beschrijving: "Offerte voor Bakkerij Verhoeven: teksten voor hun nieuwe website, acht pagina's, met zoekwoordenonderzoek vooraf. Vier blogartikelen als optie. Foto's van de winkel erbij. In het Nederlands."

Wat het concept koos (excl. btw): het soort werk Content and copywriting, met deze regels:

Regel uit de prijslijst	Aantal	Bedrag
Websitetekst per pagina, € 185	8	€ 1.480
Zoekwoordenonderzoek	1	€ 350
Totaal		€ 1.830

De vier blogartikelen (4 × € 225 = € 900) staan erin als optie die de klant zelf aanvinkt, dus niet in het totaal. Het uurtarief van € 85 voor meerwerk staat erbij, zonder bedrag in het totaal.

Not found: "No product matches 'foto's'". Hij maakt geen foto's.

Check these: de planning zegt "binnen 10 werkdagen", een getal dat niet in de beschrijving stond, en de scope noemt "€ 1.480 voor de pagina's", een bedrag in de tekst.

Wat hij aanpaste voor verzending:

• Negen pagina's in plaats van acht: de contactpagina ontbrak. 9 × € 185 = € 1.665, plus € 350 is € 2.015 excl. btw.
• In plaats van 10 werkdagen zette hij zijn echte planning erin: drie weken na het zoekwoordenonderzoek.
• Het bedrag ging uit de scopetekst: prijzen horen in de prijstabel.
• De foto's gingen uit de tekst, met een zin bij "niet inbegrepen".
• Btw: 21% over € 2.015 is € 423,15, dus € 2.438,15 incl. btw. Bakkerij Verhoeven is een bv, dus hij toont de bedragen exclusief btw, met de btw en het totaal eronder.

Kijk wat de AI wel en niet besliste. De AI koos de regels en de aantallen uit de beschrijving, en schreef de tekst. Elke prijs kwam uit de prijslijst. Het getal en het bedrag in de tekst werden gemarkeerd, en wat er niet in de lijst stond, werd gemeld in plaats van verzonnen. Het juiste aantal pagina's, de planning en de btw bleven zijn werk.

Een beschrijving om te kopiëren

Hoe beter de beschrijving, hoe minder je achteraf herstelt. Gebruik de klantnaam zoals hij in je klantenlijst staat en de namen van je producten zoals ze in je prijslijst staan: "het gebruikelijke pakket" vindt niets.

Sjabloon

Offerte voor [klantnaam zoals in je klantenlijst]: [het werk in één zin], [aantal of omvang], ongeveer [doorlooptijd]. [Product uit je prijslijst] en [product] horen erbij. [Product] als optie. Niet inbegrepen: [wat je niet doet]. In het [Nederlands / Engels / Frans / Duits].

Checklist voordat je een AI-offerte verstuurt

Lees het concept zoals je klant het ziet, niet in de chat:

• De klantnaam, de contactpersoon en het e-mailadres kloppen.
• Elke prijsregel hoort in deze offerte, en de aantallen passen bij het werk.
• Alles wat de tool niet vond, heb je toegevoegd aan je prijslijst of uit de tekst gehaald.
• Elk bedrag en elk getal in de tekst dat niet van jou komt, heb je nagelopen.
• De scope zegt ook wat er níét in zit, en je uurtarief voor meerwerk staat erin. Hoe je dat vastlegt, lees je in de gids over meerwerk in je offerte.
• Eenmalige bedragen en maandbedragen staan apart.
• Het btw-tarief klopt, met de btw en het totaal eronder.
• Je KvK-nummer, je btw-nummer en een geldigheidsduur staan erop. De volledige lijst staat in wat er op een offerte moet staan.
• Overal "je", of overal "u".

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Klantgegevens horen niet in een algemene chatbot

Een offerte bevat gegevens van je klant: namen, e-mailadressen, soms omzetcijfers of interne plannen. In augustus 2024 waarschuwde de Autoriteit Persoonsgegevens dat het invoeren van persoonsgegevens in een AI-chatbot tot een datalek kan leiden. Aanbieders slaan wat je invoert vaak op, en een datalek moet dan vaak gemeld worden, meldde de NOS. De AP raadt organisaties aan vast te leggen welke gegevens medewerkers wel en niet in een chatbot zetten.

Voor een offerte heb je die gevoelige gegevens meestal niet nodig. Beschrijf de opdracht, niet de persoon. Kijk bij elke tool in de privacyverklaring waar je gegevens worden verwerkt en of de aanbieder ze gebruikt om zijn modellen te trainen.

Hoe Propozit helpt

In Propozit kies je New proposal, dan Describe it, en je beschrijft de opdracht bij What is this proposal for?, in 20 tot 2.000 tekens. De app is in het Engels; je klant ziet de offerte in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. De offerte-AI kiest het soort werk, producten uit je prijslijst, de aantallen, de klant en passende cases, en schrijft de tekst van de slides. Hij zet nooit zelf een prijs: elke prijs komt uit je prijslijst, en Check these toont elk bedrag en elk onbekend getal in de tekst die hij schreef. Er wordt niets verstuurd; het concept opent in de stappen. Hoe dat werkt, lees je in een offerte laten opstellen vanuit een beschrijving (Engels).

Je klant vinkt opties aan en ziet de totalen meebewegen, met eenmalige bedragen en maandbedragen apart en het btw-tarief dat je per offerte kiest. Zie interactieve prijzen in je offerte (Engels). Een concept kan ook vanuit Claude komen. Claude vraagt eerst of het mag versturen, tenzij je daar auto-approve hebt aangezet. Het instellen staat in Propozit gebruiken vanuit een AI-assistent (Engels).

Je gegevens staan in de EU, in Frankfurt; de AI-functies draaien bij Anthropic in de VS. Op het Free-abonnement maak je 3 AI-concepten per dag.

Propozit is in early access en je begint gratis.

Of de tekst 'je' of 'u' zegt, stel je in Propozit in bij Settings → General → How you speak to clients.