Btw op je offerte: inclusief of exclusief?

Zet je een offerte inclusief of exclusief btw op papier? Dat hangt af van wie hem krijgt. Een zakelijke klant krijgt bedragen exclusief btw, met het btw-bedrag en het totaal eronder. Een particulier krijgt de totale prijs inclusief btw, met de kosten die hij niet kan kiezen er al in. Werk je voor een bedrijf in een ander EU-land, dan reken je meestal geen Nederlandse btw en zet je "btw verlegd" op de offerte. Hieronder een beslistabel, één offerte drie keer doorgerekend en regels om te kopiëren.

Zakelijk of particulier: daar begint het

De regels over prijzen inclusief btw gaan over consumenten. Voor een zakelijke klant schrijft de wet niet voor hoe je de btw op een offerte laat zien, maar er is een vaste gewoonte. Welke gegevens er verder op je offerte horen, zoals je KvK-nummer en je btw-id, staat in de checklist van wat er op een offerte moet staan.

Zakelijke klant. Een btw-plichtige ondernemer verrekent de btw die jij rekent met zijn eigen aangifte. Hij vergelijkt je offerte dus op het bedrag exclusief btw. Zet dat bedrag voorop en het btw-bedrag en het totaal eronder, want dat totaal maakt hij wel aan je over.

Let op bij klanten die de btw niet kunnen verrekenen. Wie alleen vrijgestelde diensten levert, of meedoet aan de kleineondernemersregeling, trekt de btw op zijn kosten niet af. Voor die klant is je prijs inclusief btw de echte prijs. Zet het totaal inclusief btw dan net zo groot neer als het bedrag exclusief btw.

Particulier. De ACM is hier stellig: een verkoopprijs voor consumenten vermeld je inclusief btw en bijkomende kosten, en dat is verplicht in elk aanbod. Mail je de offerte en tekent de klant online, dan moet je hem meestal ook vooraf de totale prijs met inbegrip van belastingen geven (art. 6:230m BW).

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Welk btw-tarief op je diensten?

De Belastingdienst kent 21% als algemeen tarief: het geldt voor alles wat niet vrijgesteld is en niet onder 9% of 0% valt. Op de lijst met tarieven en vrijstellingen staan onder meer voedingsmiddelen en boeken voor 9% en goederen die je naar het buitenland levert voor 0%. Staat je dienst daar niet tussen, dan reken je 21%.

Drie situaties wijken af van een gewone Nederlandse klant:

• Een ondernemer in een ander EU-land. Een dienst aan een bedrijf in een ander EU-land is in de regel belast in het land van je klant. Je factureert zonder btw, met "btw verlegd" en het btw-id van je klant, en je geeft de dienst op in je aangifte en in de opgaaf ICP. Controleer het btw-id eerst in VIES, de controle van de Europese Commissie. Kijk op de pagina van de Belastingdienst of jouw dienst onder deze hoofdregel valt.
• Een particulier in een ander EU-land. Daar reken je meestal Nederlandse btw, met andere regels voor onder meer digitale diensten. De prijs blijft dan inclusief btw.
• Jij doet mee aan de kleineondernemersregeling (KOR). De KOR is er voor ondernemers met een omzet van niet meer dan € 20.000 per kalenderjaar. Je rekent dan geen btw, en op een factuur vermeld je dat je de KOR gebruikt en zet je geen btw. Zet op je offerte dezelfde zin, dan sluiten offerte en factuur op elkaar aan.

Beslistabel: hoe je de prijs toont per klant

Zoek je klant op in de eerste kolom. De regels komen uit de pagina's hierboven: het algemene tarief van 21%, de prijsregels van de ACM en de verlegging bij EU-diensten.

Die laatste rij speelt vooral als je zowel voor bedrijven als voor particulieren werkt. Iemand met een eigen bedrijf kan privé een opdracht geven. Wie de factuur krijgt, bepaalt welke offerte je stuurt.

Eén offerte, drie klanten

Een verzonnen voorbeeld: een fotograaf uit Breda biedt hetzelfde pakket aan drie klanten aan. De namen en bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door die van jezelf.

Voorbeeld

Fotografie Van Gils (Breda), offerte voor een portretshoot op locatie. Datum dinsdag 3 november 2026, geldig tot donderdag 3 december 2026.

1. Zakelijk: Adviesbureau Mertens bv (Tilburg), teamfoto's voor de website.

Onderdeel	Bedrag excl. btw
Fotograferen op locatie, een halve dag	€ 650
Selectie en nabewerking, 30 foto's	€ 360
Reiskosten	€ 60
Subtotaal excl. btw	€ 1.070
Btw 21% over € 1.070	€ 224,70
Totaal incl. btw	€ 1.294,70

2. Particulier: familie Smits (Oosterhout), een familieshoot. Elke regel is het bedrag van hierboven maal 1,21.

Onderdeel	Prijs incl. btw
Fotograferen op locatie, een halve dag	€ 786,50
Selectie en nabewerking, 30 foto's	€ 435,60
Reiskosten	€ 72,60
Totaal incl. 21% btw	€ 1.294,70

Onder de tabel staat: "Alle prijzen zijn inclusief 21% btw (€ 224,70) en inclusief reiskosten. Er komen geen andere kosten bij." Wil de fotograaf een rond bedrag, dan kiest hij zelf de prijs inclusief btw, bijvoorbeeld € 1.295, en rekent hij terug: € 1.295 gedeeld door 1,21 is € 1.070,25 exclusief btw, en € 224,75 btw.

Niet zo: "Familieshoot € 1.010 excl. btw, reiskosten volgen op de factuur." Dat is een prijs exclusief btw en zonder vaste kosten, precies wat een consument moet kunnen vermijden.

3. Zakelijk in België: Studio Peeters bv (Antwerpen), portretten voor een jaarverslag.

Onderdeel	Bedrag
Fotograferen op locatie, een halve dag	€ 650
Selectie en nabewerking, 30 foto's	€ 360
Reiskosten	€ 60
Btw verlegd	€ 0
Totaal	€ 1.070

Onder de tabel staat: "Btw verlegd. Btw-id afnemer: BE0123.456.789 (verzonnen). Btw-id Fotografie Van Gils: NL000000000B01 (verzonnen)." Het btw-id van Studio Peeters is gecontroleerd in VIES voordat de offerte de deur uitging.

Wat je ziet: de bv in Tilburg en de familie in Oosterhout betalen precies hetzelfde, maar de bv leest het bedrag zonder btw als de prijs en de familie het bedrag met btw. De Belgische klant betaalt alleen het bedrag zonder btw en rekent de btw zelf af in België. Hoe zo'n prijsblok in een complete offerte past, met scope, planning en akkoord, lees je in de stappen om een offerte te maken. Meer ingevulde offertes per beroep vind je bij de offertevoorbeelden met btw.

Btw-regels om op je offerte te zetten

Kies het blok dat bij je klant past en vul de haken in.

Sjabloon

Zakelijke klant in Nederland Alle bedragen zijn exclusief btw. Over het subtotaal van [bedrag] reken ik [21]% btw: [btw-bedrag]. Totaal inclusief btw: [bedrag].

Particulier Alle prijzen zijn inclusief [21]% btw en inclusief [reiskosten / voorrijkosten / materiaal]. Je betaalt in totaal [bedrag], daarin zit [btw-bedrag] btw. Er komen geen andere kosten bij.

Ondernemer in een ander EU-land Btw verlegd. Btw-identificatienummer afnemer: [btw-id klant]. Btw-identificatienummer [jouw bedrijf]: [jouw btw-id]. [Voor een Engelstalige klant: Reverse charge. Customer VAT ID: [btw-id klant]. Our VAT ID: [jouw btw-id].]

Je doet mee aan de kleineondernemersregeling Ik maak gebruik van de kleineondernemersregeling en reken geen btw. De bedragen in deze offerte zijn de eindprijs.

Klant die de btw niet kan verrekenen Totaal inclusief btw: [bedrag]. Kun je de btw niet verrekenen, dan is dit het bedrag dat je betaalt.

Vraag vóór je de offerte stuurt Geef je deze opdracht via je bedrijf? Stuur me dan je bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-id, dan zet ik ze op de offerte. Is het een privéopdracht, dan krijg je prijzen inclusief btw.

Vijf fouten met btw op een offerte

De eerste twee raken de prijsregels van de ACM voor consumenten, de derde de verlegging bij EU-diensten.

1. Een particulier een bedrag exclusief btw sturen, met "excl. btw" klein onderaan. Zet het bedrag inclusief btw voorop.
2. Vaste kosten pas op de factuur noemen. Reiskosten, voorrijkosten en administratiekosten horen in de prijs voor een particulier.
3. "Btw verlegd" zetten zonder het btw-id te controleren. Vraag het nummer op, controleer het en zet het op de offerte.
4. Btw terugrekenen door 21% van het totaal af te trekken. Deel het bedrag inclusief btw door 1,21. In het voorbeeld is € 1.294,70 gedeeld door 1,21 precies € 1.070; 21% eraf geeft € 1.022,81, en dat klopt niet.
5. Het totaal inclusief btw weglaten bij een zakelijke klant. Ook een bv wil zien wat hij overmaakt, en een klant die de btw niet verrekent, moet het zien.

Hoe Propozit helpt

In Propozit leg je bij je bedrijfsgegevens tot vier btw-tarieven vast, bijvoorbeeld 21% en 0% voor een klant in het buitenland. Een tarief van 0% kan een korte notitie krijgen, zoals "Btw verlegd", die de offerte laat zien. Per offerte kies je het tarief. Geef je een klant een eigen btw-tarief, dan staat dat vanzelf klaar als je een offerte voor die klant begint. Of je prijzen al inclusief btw zijn, zet je één keer aan of uit bij je bedrijfsgegevens. Hoe dat in het prijsblok werkt, lees je in de uitleg over btw en interactieve prijzen (Engels).

De totaalkaart toont het bedrag exclusief btw groot, met het bedrag inclusief btw eronder. Stuur je een offerte aan een particulier, kijk dan in de voorbeeldlink of hij de totale prijs inclusief btw en de vaste kosten goed ziet. De btw staat ook in de overeenkomst en in de getekende pdf. Propozit geeft geen belastingadvies; welk tarief geldt, vraag je je boekhouder. De instellingen staan op de hulppagina over betaalschema's en btw (Engels).

Propozit is in early access en je begint gratis.