Opbouw van een offerte: 9 onderdelen

De opbouw van een offerte volgt de vragen van je klant: snap je mijn probleem, wat ga je doen, wat krijg ik precies, wat kost het, waarom jij, en hoe gaan we verder? Daaruit volgen negen onderdelen, van voorblad tot akkoord. Hieronder zie je per onderdeel wat erin hoort, hoe lang het is en welke fout je vermijdt. Onderaan staan een indeling om te kopiëren en een uitgewerkte voorbeeldopbouw.

De negen onderdelen in één tabel

Dit artikel gaat over de indeling: welk deel waar staat en wat het moet doen. Hoe je een offerte van eerste gesprek tot verzending aanpakt, staat in de stap-voor-stapgids om een offerte te maken. Welke gegevens er verplicht op horen, zoals je KvK-nummer en de geldigheidsduur, staat in de checklist met verplichte en verstandige offertegegevens.

De lengtes zijn richtlijnen voor een offerte als document of als deck met slides. Een pagina of een slide telt hier ongeveer even zwaar.

Opgeteld kom je zo op ongeveer zeven à acht pagina's of slides. Voor een kleine klus kan het korter; hoe je dan onderdelen samenvoegt, staat verderop.

Waarom deze volgorde werkt

Een klant leest een offerte niet als een handleiding. Hij zoekt antwoorden, en de volgorde van die vragen bepaalt de volgorde van je offerte.

Eerst wil hij weten of je hem begrepen hebt. Daarom komt de situatie van de klant vóór alles wat over jou gaat. Een fout om te vermijden: openen met een bedrijfspresentatie: historie, team, missie. Ik begin met het probleem van de klant. Wie je bent, is pas interessant als de klant ziet dat je zijn situatie snapt.

Daarna wil hij weten wat je gaat doen, en pas dan wat het kost. Een prijs zonder aanpak en scope ervoor is een getal zonder context. Staat de scope er direct boven, dan leest de klant de prijs als "dit krijg ik ervoor", niet als "dit kost het".

"Waarom jij" staat na de prijs. Op dat punt stelt de klant zich de vraag: waarom dit bedrijf, voor dit bedrag? Een passende case geeft daar het antwoord. Voorwaarden en akkoord sluiten af, omdat ze pas tellen als de klant al wil.

Het begin: voorblad, samenvatting en situatie

1. Voorblad. Zet de naam van de klant en het onderwerp in één regel bovenaan, bijvoorbeeld "Wervingsvideo voor Brinkhorst Installatie". Daaronder je bedrijfsnaam, de datum en het offertenummer. Meer hoort er niet op.

2. Samenvatting. Drie tot vijf zinnen: het probleem, je oplossing, de prijs of de prijsrange, en wat je van de klant vraagt. Schrijf hem als laatste, als de rest af is. Een beslisser die alleen deze pagina leest, moet kunnen zeggen: "dit wil ik, en dit kost het."

3. Situatie van de klant. Beschrijf het probleem in de woorden die de klant in het gesprek gebruikte. Zet erbij waarom het nu speelt en wat het oplevert als het is opgelost. Gebruik geen zinnen die in elke offerte passen, zoals "jullie willen groeien". Hoe specifieker, hoe sterker.

Het midden: aanpak, scope en prijs

4. Aanpak en planning. Deel het werk op in een paar fases, elk met een resultaat en een datum of een termijn na akkoord. Zet erbij wat de klant zelf moet aanleveren en wanneer. Je planning hangt daarvan af, en dat wil je vooraf gezegd hebben.

5. Scope. Twee lijstjes onder elkaar: wat inbegrepen is en wat niet. Ik wil dat de klant het gevoel heeft dat alles erin zit. Dat lukt alleen als ik net zo duidelijk ben over wat er níet bij zit. Schrijf in dingen die je kunt tellen: aantallen, correctierondes, uren training. Hoe je die grens precies trekt, staat in de scope van je offerte afbakenen.

6. Prijs. Maak er een keuze van. Zet het basisaanbod neer, en daarnaast een uitgebreidere variant of opties die de klant zelf kan aanvinken. Ik ga niet zelf invullen wat een klant kan betalen: ik neem de premium variant op, en de klant kiest of die erbij komt. Houd eenmalige en terugkerende bedragen apart, en zet bij elk bedrag of het inclusief of exclusief btw is.

Het einde: waarom jij, voorwaarden en akkoord

7. Waarom jij. Een of twee cases die lijken op het probleem van deze klant, met wat het opleverde. Een fout om te vermijden: in elke offerte dezelfde cases plakken. Kies per offerte het werk dat past bij deze vraag. Een korte zin over je team of je werkwijze mag erbij, een complete bedrijfspresentatie niet.

8. Voorwaarden. Betaling en eventuele aanbetaling, de geldigheidsduur, je tarief voor werk buiten de offerte en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Kort en leesbaar, niet weggestopt. Hoe je dat tarief voor extra werk formuleert en verrekent, lees je bij meerwerk vastleggen in je offerte. Wat er juridisch bij komt kijken, zoals het meesturen van je algemene voorwaarden, staat in de checklist die hierboven genoemd is.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

9. Akkoord en vervolg. Eén zin waarmee de klant akkoord gaat, een plek voor naam, functie, datum en handtekening, en wat er na het akkoord gebeurt: "Binnen een week na akkoord plannen we de kick-off." Zo weet de klant dat tekenen het begin is van iets concreets.

Korte offerte of uitgebreid voorstel

Niet elke opdracht heeft negen aparte pagina's nodig. Een kleine, duidelijke klus voor een bestaande klant mag op één of twee pagina's. De volgorde blijft dan hetzelfde; je voegt alleen onderdelen samen.

De scope met wat niet inbegrepen is, laat je nooit weg. Juist bij een kleine klus is "dat dacht ik dat erbij zat" de snelste weg naar een discussie.

Indeling om te kopiëren

Neem deze indeling over in je eigen document of deck. De lengte staat tussen haakjes; de vakjes vul je per opdracht.

Sjabloon

1. Voorblad (1 pagina) [Onderwerp] voor [naam klant] [Jouw bedrijf] · [datum] · offerte [nummer]

2. Samenvatting (½ pagina, als laatste schrijven) [Het probleem in één zin.] [Je oplossing in één zin.] [De prijs of de keuze in één zin.] [Wat je van de klant vraagt, met de datum waarop de offerte verloopt.]

3. Jullie situatie (1 pagina) Wat er nu gebeurt: [in de woorden van de klant]. Waarom nu: [de aanleiding]. Wat het oplevert als het is opgelost: [concreet].

4. Aanpak en planning (1 à 2 pagina's) Fase 1, [termijn]: [wat er gebeurt en wat de klant dan heeft]. Fase 2, [termijn]: [idem]. Fase 3, [termijn]: [idem]. Van jullie nodig: [wat de klant aanlevert, en uiterlijk wanneer].

5. Wat er wel en niet bij zit (1 pagina) Inbegrepen: [aantallen, correctierondes, uren]. Niet inbegrepen: [wat de klant misschien vanzelfsprekend vindt, en kosten die de klant zelf betaalt].

6. Prijs (1 pagina) [Basis]: € [bedrag] excl. btw [Uitgebreid]: € [bedrag] excl. btw Opties om aan te vinken: [optie], € [bedrag] excl. btw Per maand, apart: [onderdeel], € [bedrag] excl. btw

7. Waarom wij (½ à 1 pagina) [Een of twee cases die lijken op dit probleem, met het resultaat.]

8. Voorwaarden (½ pagina) Betaling: [aanbetaling en termijnen, met waarover het percentage gaat]. Geldig tot: [datum]. Werk buiten deze offerte: € [tarief] per uur excl. btw, na akkoord vooraf. Algemene voorwaarden: [als bijlage of via link].

9. Akkoord en vervolg (¼ pagina) Akkoord: [naam klant] gaat akkoord met deze offerte en onze algemene voorwaarden. Naam, functie, datum, handtekening. Na het akkoord: [eerste stap en wanneer].

Voorbeeldopbouw: een wervingsvideo

Zo ziet de indeling eruit voor een verzonnen opdracht. Het bedrijf, de klant en de bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door je eigen gegevens en prijzen. Wil je een volledig uitgeschreven offerte zien in plaats van alleen de opbouw, kijk dan bij de complete voorbeeldofferte voor een campagne.

Voorbeeld

Beeldwerk IJssel (Deventer, eenmanszaak) aan Brinkhorst Installatie bv (Apeldoorn). Offerte 2026-018, 8 november 2026, geldig tot 8 december 2026.

1. Voorblad. "Wervingsvideo voor monteurs, voor Brinkhorst Installatie."
2. Samenvatting. Brinkhorst krijgt vacatures voor monteurs niet gevuld. Wij maken een wervingsvideo van twee minuten waarin monteurs zelf vertellen hoe hun werkdag eruitziet. Basis € 4.800 excl. btw, uitgebreid € 6.050 excl. btw. Graag je akkoord voor 8 december, dan filmen we in januari.
3. Situatie. Twee vacatures staan al maanden open. Sollicitanten haken af na de eerste vacaturetekst. Doel: een video voor de vacaturepagina en de sociale kanalen van Brinkhorst.
4. Aanpak. Fase 1, binnen twee weken na akkoord: een voorgesprek en het draaiboek. Fase 2, januari: één draaidag op locatie in Apeldoorn. Fase 3, drie weken na de draaidag: montage en één correctieronde. Van Brinkhorst nodig: twee of drie monteurs die mee willen doen.
5. Scope. Inbegrepen: draaiboek, één draaidag, een video van twee minuten, één correctieronde. Niet inbegrepen: ondertiteling in andere talen, advertentiebudget, extra draaidagen.
6. Prijs. Basis: de wervingsvideo, € 4.800 excl. btw. Uitgebreid: de wervingsvideo plus drie korte versies voor social media, € 6.050 excl. btw. Brinkhorst kiest.
7. Waarom wij. Eén case: een eerdere wervingsvideo voor een technisch bedrijf, met wat die opleverde.
8. Voorwaarden. Aanbetaling 50% van het gekozen pakket excl. btw bij akkoord: € 2.400 bij basis, € 3.025 bij uitgebreid. De rest na oplevering, betalen binnen 14 dagen na factuurdatum. Extra werk € 95 per uur excl. btw, na akkoord per mail vooraf. Algemene voorwaarden als bijlage.
9. Akkoord. Naam, functie, datum, handtekening. Na het akkoord plannen we het voorgesprek binnen een week.

Let op twee dingen. De samenvatting noemt al de prijs en de deadline, omdat de directeur misschien alleen die pagina leest. En de uitgebreide variant staat er gewoon naast: de klant beslist, niet jij.

Hoe Propozit helpt

In Propozit bouw je je offerte als deck in de editor: alle 20 slidetypes staan naast een live voorbeeld, passend op de pagina, in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Welke slides er zijn, van de uitdaging en de aanpak tot de scope, de planning en het team, zie je in de slidebibliotheek (Engels). Laat je de AI een eerste versie maken via Describe it, dan schrijft hij de tekst van onder meer de slides voor de uitdaging, de aanpak, de scope, de planning en het team; de prijzen komen alleen uit je eigen prijslijst.

In je bibliotheek bewaar je cases en slides om opnieuw te gebruiken, zodat je per offerte de case kiest die past. Je klant vinkt zelf opties aan of kiest een pakket en ziet de totalen meebewegen, met eenmalig, per maand en per jaar apart. Tekenen gebeurt in het deck.

Propozit is in early access en je begint gratis.