Offertesoftware kiezen: checklist voor bureaus

Kies offertesoftware in drie stappen. Bepaal eerst welke soort tool je zoekt: de offertemodule van je boekhoudpakket, een offertetool met tekenen, of een tool die je offerte als presentatie met keuzes voor de klant maakt. Toets de kandidaten daarna op tien punten, elk met een eigen gewicht, en schrap meteen elke tool die een harde eis mist. Reken dan de kosten per jaar uit voor je hele team, en maak in de proefperiode één echte offerte na.

Eerst de soort tool, dan pas de merken

Offertesoftware is een verzamelnaam voor tools die heel verschillend werken. Wie ze allemaal op één lijst zet, vergelijkt appels met peren. Kies daarom eerst de soort.

Twijfel je, kijk dan naar je laatste vijf offertes. Stonden er steeds dezelfde regels in, dan volstaat vaak de module van je boekhoudpakket. Bood je pakketten, opties of een maandbedrag naast een project, dan heb je meer aan een tool waarin de klant zelf kiest. Hoe je zo'n offerte opbouwt, staat in hoe je een offerte stap voor stap opbouwt.

De tien punten

Dit zijn de punten waarop offertesoftware in de praktijk verschilt. Bij elk punt staat hoe je het in een proefperiode zelf nagaat, zodat je niet op de verkooppagina hoeft te vertrouwen.

1. De btw klopt. Kun je per offerte kiezen of prijzen inclusief of exclusief btw zijn, en zie je het bedrag van de btw apart? Test het met een offerte voor een bedrijf en een voor een particulier. Wat er wettelijk op een offerte hoort, staat in de checklist voor wat er op een offerte moet staan.
2. De klant kiest zelf. Kan de klant een pakket kiezen en opties aanvinken, en rekent het totaal mee? Of kan hij alleen lezen en tekenen?
3. Digitaal tekenen. Tekent de klant in de offerte zelf, en krijgen jullie allebei een bewijs met wie er tekende, wanneer en op welke versie? Wat er in zo'n bewijs hoort, lees je in een offerte digitaal laten ondertekenen.
4. Zien wat de klant doet. Zie je wanneer de offerte geopend is, en welke delen hij las? Dat bepaalt wanneer je belt; hoe je dat inzet, staat in je offerte opvolgen.
5. Je huisstijl. Krijg je je eigen kleuren, lettertype en logo op elke pagina, zonder dat een ontwerper elke offerte opmaakt?
6. Hergebruik. Staan je prijzen in één prijslijst, en kun je teksten, scope-onderdelen en cases opslaan voor de volgende offerte?
7. Nederlands voor je klant. Zijn de knoppen, mails en meldingen die je klant ziet in het Nederlands, en kun je kiezen tussen je en u? Een Engelse knop "Accept" onder een Nederlandse offerte valt op.
8. Waar je gegevens staan. In welk land staan de gegevens van jou en je klanten, en krijg je een verwerkersovereenkomst? Verwerkt de leverancier persoonsgegevens voor jou, dan ben jij volgens de Autoriteit Persoonsgegevens verantwoordelijk en de leverancier verwerker, en hoort er een verwerkersovereenkomst bij.
9. Naar je boekhouding. Komt een getekende offerte zonder overtypen in je boekhoudpakket, als koppeling, als export of via een tussenstap?
10. Kosten voor je hele team. Wat kost het per jaar voor iedereen die offertes maakt, en welk abonnement heb je nodig voor de punten die je zwaar laat wegen?

Twee dingen horen niet in de score, maar wel in je besluit. Kun je je offertes en getekende versies bewaren en meenemen als je overstapt? Volgens de Belastingdienst moet je je administratie zeven jaar bewaren. En hoe lang loopt het abonnement: per maand opzegbaar, of een jaar vast?

Wegen: harde eisen eerst

Niet elk punt is even belangrijk. Geef elk punt een gewicht: 3 voor wat je dagelijks nodig hebt, 2 voor wat je wilt, 1 voor wat mooi meegenomen is. Geef elke tool per punt een score van 1 tot 5 en vermenigvuldig die met het gewicht. De som is de totaalscore.

Bepaal daarnaast vooraf je harde eisen. Een tool die op een harde eis 2 of lager scoort, valt af, hoe hoog zijn totaal ook is. Zo voorkom je dat veel kleine pluspunten één groot gat verbergen.

Uitgewerkt: een bureau van drie mensen kiest

Hieronder een fictief bureau met drie fictieve kandidaten, één van elke soort. De gewichten en scores zijn voorbeelden: vul je eigen in.

Voorbeeld

Studio Lindeboom (Utrecht) maakt websites voor mkb-bedrijven, met onderhoud per maand. Drie mensen maken offertes, ongeveer zes per maand. Bijna elke offerte heeft drie pakketten en een maandbedrag voor onderhoud.

Harde eisen: btw goed op de offerte, de klant kiest zelf een pakket, gegevens in de EU.

• Tool A: de offertemodule van hun boekhoudpakket.
• Tool B: een offertetool met tekenen, gegevens buiten de EU.
• Tool C: een tool met interactieve prijzen.

Per punt staat de score van 1 tot 5, met tussen haakjes de punten: gewicht × score.

Punt	Gewicht	Tool A	Tool B	Tool C
1. Btw klopt	3	5 (15)	5 (15)	4 (12)
2. De klant kiest zelf	3	1 (3)	3 (9)	5 (15)
3. Digitaal tekenen	3	2 (6)	5 (15)	4 (12)
4. Zien wat de klant doet	2	1 (2)	5 (10)	4 (8)
5. Je huisstijl	2	2 (4)	4 (8)	4 (8)
6. Hergebruik	2	3 (6)	5 (10)	4 (8)
7. Nederlands voor je klant	3	5 (15)	4 (12)	4 (12)
8. Waar je gegevens staan	2	5 (10)	2 (4)	4 (8)
9. Naar je boekhouding	2	5 (10)	4 (8)	2 (4)
10. Kosten voor het team	2	5 (10)	2 (4)	3 (6)
Totaal	24	81	95	93

De hoogst mogelijke score is 24 × 5 = 120.

Wat de tabel laat zien.

• Op punten wint tool B, met 95 tegen 93 voor C. B is sterk in tekenen, opvolgen en hergebruik.
• Maar B scoort 2 op punt 8, en gegevens in de EU is een harde eis. B valt dus af, ondanks het hoogste totaal.
• Tool A scoort hoog op btw, Nederlands, boekhouding en kosten, maar 1 op punt 2, ook een harde eis. A valt af.
• Tool C blijft over, met 93 punten. Het zwakke punt van C is de boekhouding (2), dus Studio Lindeboom spreekt af hoe een getekende offerte in het boekhoudpakket komt, voordat ze overstappen.
• Zonder harde eisen had het bureau voor B gekozen, en zo voor twee punten verschil de gegevens van zijn klanten buiten de EU gezet.

Wat het per jaar kost voor drie mensen

De tools hieronder rekenen per gebruiker per maand. Reken de prijs daarom uit voor je hele team en voor een jaar. Dit zijn de goedkoopste betaalde abonnementen voor een team bij vijf bekende internationale tools (PandaDoc heeft daarnaast een gratis eSign-abonnement), zoals ze op hun eigen prijspagina's stonden, van PandaDoc tot Prospero, toen we ze op 27 oktober 2026 controleerden. Dat geldt ook voor de opslaglocaties verderop. De prijzen zijn in dollars, zoals de leveranciers ze vermelden.

Bij Better Proposals staat Premium in de tabel, omdat het goedkopere Starter-abonnement volgens de prijspagina maar één gebruiker toelaat. Let ook op wat een instapabonnement niet heeft: kijk voor de punten die bij jou gewicht 3 hebben welk abonnement je echt nodig hebt. In onze vergelijking van PandaDoc-alternatieven (Engels) staat per tool welk abonnement een bureau voor offertes nodig heeft, ook voor vijf mensen.

Op punt 8 lopen deze tools sterk uiteen, op de dag van controle:

• PandaDoc heeft EU-servers als aparte omgeving, met minder functies en alleen met jaarlijkse betaling.
• Proposify schrijft op zijn beveiligingspagina dat alle klantgegevens in Northern Virginia in de VS staan.
• Qwilr schrijft dat klantgegevens in Sydney in Australië worden opgeslagen en verwerkt.
• Better Proposals en Prospero noemen op hun eigen sites geen opslaglocatie, ook niet op hun AVG-pagina's (Better Proposals, Prospero). Vraag het ze voordat je kiest.

Meer per tool, met de bron bij elk punt, staat in de vergelijking van offertesoftware (Engels).

Je proefperiode: maak één echte offerte na

Een demo laat zien wat de leverancier wil laten zien. Een echte offerte laat zien waar het schuurt. Trek een uur uit per tool en loop dit plan af.

Sjabloon

Testplan offertesoftware (één uur per tool)

1. Neem je laatst gewonnen offerte en maak hem na, met dezelfde pakketten, opties en bedragen.
2. Zet je eigen huisstijl erop: kleuren, lettertype, logo.
3. Zet je KvK-nummer, btw-id en adres erop, en controleer de btw: exclusief, inclusief en het btw-bedrag apart.
4. Stuur hem naar een collega, die hem op zijn telefoon opent.
5. Laat de collega een ander pakket kiezen en een optie aanvinken. Klopt het totaal?
6. Laat hem tekenen. Wat krijgen jullie allebei, en staat daarin welke versie is getekend?
7. Kijk wat jij ziet: wanneer is hij geopend, en wat las hij?
8. Zoek uit hoe het getekende stuk in je boekhouding komt, en hoe je je offertes meeneemt als je opzegt.

Noteer per stap: lukt / lukt half / lukt niet, en hoe lang het duurde.

Stel de leverancier daarna deze vragen, bij voorkeur per mail, zodat je de antwoorden bewaart:

Sjabloon

Onderwerp: Vragen voordat we kiezen

Hallo [naam],

We testen [tool] voor ons bureau van [aantal] mensen. Voordat we kiezen, hebben we vier vragen:

1. In welk land staan onze gegevens en die van onze klanten, en sturen jullie een verwerkersovereenkomst mee?
2. Welk abonnement hebben we nodig voor [jullie zwaarste punten, bijvoorbeeld: pakketten die de klant kiest en digitaal tekenen]?
3. Zijn alle teksten die onze klant ziet, ook de mails en de knoppen, in het Nederlands?
4. Hoe nemen we onze offertes en getekende versies mee als we ooit opzeggen?

Met vriendelijke groet, [naam]

Kies daarna op de score, niet op de demo. Twijfel je tussen twee tools, neem dan degene die op je harde eisen het hoogst scoort.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Hoe Propozit helpt

Propozit is een tool van de derde soort: je offerte is een deck waarin de klant zelf een pakket kiest, opties aanvinkt en de totalen ziet meerekenen, met eenmalige en maandbedragen apart. Hoe dat werkt, lees je op de pagina over interactieve prijzen (Engels). Je kiest per offerte het btw-tarief, verstuurt vanuit Propozit, de klant tekent in het deck en jullie krijgen allebei een getekende pdf. Je ziet wanneer de offerte geopend is en hoe lang elke slide gelezen is. De gegevens staan in de EU, in Frankfurt; de AI-functies draaien nu bij Anthropic in de VS.

Wat Propozit niet doet: facturen maken of je boekhouding bijhouden, en betalingen in de offerte afhandelen. Na het tekenen ziet je klant wel je bankgegevens, een QR-code en je eigen betaallink. Versturen vanaf je eigen domein komt binnenkort; tot dan komt de mail "via Propozit". Propozit is in early access en je begint gratis.