Offerte digitaal ondertekenen: zo werkt het

Een offerte digitaal ondertekenen kan op drie manieren: de klant mailt "akkoord", stuurt een getekende pdf terug of tekent online in een tekendienst of in de offerte zelf. Voor een gewone zakelijke offerte is een eenvoudige elektronische handtekening meestal genoeg, als je kunt laten zien wie tekende, op welke versie en wanneer. Hieronder: wat de wet zegt, welke handtekening past, wie mag tekenen, een voorbeeld van een tekenbewijs en teksten om te kopiëren.

Heb je voor een offerte wel een handtekening nodig?

Een offerte is in de taal van de wet een aanbod. Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan (art. 6:217 BW). Die aanvaarding hoeft niet op papier: verklaringen kunnen in iedere vorm geschieden, tenzij de wet anders bepaalt (art. 3:37 lid 1 BW). Een mondeling ja, een mail of een klik kan dus genoeg zijn.

Waarom dan toch tekenen? Omdat een handtekening vooral bewijs is. Als er maanden later discussie komt over de prijs of de scope, wil je kunnen aanwijzen waar de klant precies mee instemde. Een mail met "akkoord, ga je gang" zegt meestal niet welke versie bedoeld is en welke opties de klant koos.

Dat is geen theoretisch risico. Het is mij één keer overkomen dat een klant een oudere versie tekende, met onze oude, lagere tarieven. Er gingen verschillende versies rond en de prijzen werden met de hand bijgewerkt. Daarom wil je dat elke handtekening bij één vaste versie hoort, met de bedragen erin.

Of je stuk wel volledig genoeg is om ja op te zeggen, en wat het verschil is met een prijsopgave of begroting, lees je in het verschil tussen offerte, prijsopgave en begroting.

De drie soorten elektronische handtekening

De Europese eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014 definieert in artikel 3 drie niveaus. Het Burgerlijk Wetboek verwijst daarnaar.

Artikel 25 van dezelfde verordening zegt dat een elektronische handtekening niet als bewijs in een rechtszaak mag worden geweigerd, en niet zonder rechtsgevolgen is, alleen omdat ze elektronisch is of niet gekwalificeerd. Voor de gekwalificeerde handtekening regelt dat artikel bovendien dat die dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening; voor de andere twee niveaus hangt dat af van het nationale recht.

Wat artikel 3:15a BW zegt

Het Nederlandse recht regelt de gevolgen in artikel 3:15a BW. Kort samengevat:

• Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.
• Een geavanceerde of gewone elektronische handtekening heeft die gevolgen ook, als de methode van authenticatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel en alle andere omstandigheden.

Die tweede regel is een open norm. Bij een discussie kijkt de rechter dus naar de situatie: om wat voor overeenkomst ging het, hoe groot was het belang en hoe stevig was het bewijs van wie er tekende. Accountancy Vanmorgen beschrijft een zaak uit 2020 waarin de kantonrechter van de rechtbank Zeeland-West-Brabant een handtekening via een tekendienst met sms-code niet betrouwbaar genoeg vond voor een borgtocht. Een borgtocht is een zware verplichting voor degene die tekent. Een offerte voor een website of een campagne is dat meestal niet, maar de les is dezelfde: hoe groter het belang, hoe beter je bewijs moet zijn.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Welke manier past bij welke offerte

Gebruik deze tabel als vuistregel. Twijfel je bij een grote of ongewone opdracht, vraag dan een jurist.

Voor een gewone offerte van een zzp'er of bureau valt de keuze meestal in de tweede rij. Wat er verder op de offerte zelf moet staan, zoals je KvK-nummer, btw-nummer en de geldigheidsduur, staat in de checklist wat er op een offerte moet staan.

Wie mag tekenen namens de klant?

Tekent iemand die het bedrijf niet mag vertegenwoordigen, dan heb je minder in handen dan je denkt. Bij een bv of nv staat in het Handelsregister wie het bedrijf vertegenwoordigt, en of die persoon alleen of samen met een ander bevoegd is. De KvK raadt aan om via een uittreksel te checken wie bevoegd is.

In de praktijk:

• Vraag het in het eerste gesprek. "Wie geeft straks akkoord op de offerte?" is een normale vraag.
• Tekent je contactpersoon zelf? Kijk of die persoon in het uittreksel staat. Zo niet, vraag of er een volmacht is, of stuur de offerte ook naar de bevoegde bestuurder.
• Twee handtekeningen nodig? Zet dat in de offerte en laat beide personen tekenen.

Bij een grote opdracht weegt dit extra zwaar. Voor een kleine klus bij een eenmanszaak is de eigenaar meestal ook je contactpersoon.

Wat het tekenbewijs moet laten zien

Welke methode je ook kiest, na het tekenen wil je één document met dit erin:

1. Wie tekende: naam, functie en bedrijf.
2. Hoe je weet dat het die persoon was: bijvoorbeeld het e-mailadres dat met een code is bevestigd.
3. Wanneer: datum en tijd.
4. Wat: het offertenummer, de versie, de gekozen opties en de bedragen, met en zonder btw.
5. Dat er niets meer veranderd is: een vingerafdruk (hash) van wat er getekend is, of een verzegelde pdf.
6. Een kopie voor beide partijen, direct na het tekenen.

Voorbeeld: het tekenbewijs van een offerte

Hieronder het overzicht dat bij een getekende offerte hoort, voor een verzonnen bureau en een verzonnen klant. Namen, bedragen en tijden zijn voorbeelden: vervang ze door die van jezelf.

Voorbeeld

Getekend: offerte 2026-112, versie 3, van Ontwerpbureau Kiel (Groningen) aan Fietskoeriers Noord bv (Groningen). Huisstijl en belettering. Geldig tot 30 november 2026.

Gekozen onderdelen, excl. btw.

Onderdeel	Bedrag
Huisstijl: logo, kleuren, lettertypes, korte handleiding	€ 4.600
Optie, aangevinkt: belettering voor twee bakfietsen	€ 1.250
Optie, aangevinkt: visitekaartjes en briefpapier, ontwerp	€ 650
Subtotaal	€ 6.500

Niet gekozen: een animatie van het logo, € 900.

Btw. Algemeen btw-tarief van 21% over € 6.500: € 1.365. Totaal incl. btw: € 7.865.

Betaling. 30% van het subtotaal excl. btw bij akkoord: € 1.950, plus btw. De rest, € 4.550 plus btw, bij oplevering. Betalen binnen 14 dagen.

Getekend door. Marieke de Boer, directeur, Fietskoeriers Noord bv. Zelfstandig bevoegd volgens het KvK-uittreksel van 2 november 2026. E-mailadres bevestigd met een code: marieke@… Getekend op dinsdag 3 november 2026 om 14:12, getypte naam.

Getekend voor het bureau. Jeroen Kiel, eigenaar, Ontwerpbureau Kiel.

Vingerafdruk van het getekende stuk. 9f2c…e41a. Beide partijen kregen direct een pdf met dit overzicht en de volledige offerte.

Wie dit overzicht leest, weet zonder te bellen waar de klant ja op zei: welke versie, welke opties wel en niet, welk bedrag met en zonder btw, en wie er tekende.

Zo regel je het in vijf stappen

1. Maak de offerte af met één akkoordpagina: de gekozen onderdelen, de totalen, het betaalschema, de geldigheidsdatum en één plek om te tekenen.
2. Weet wie tekent, en of er een tweede handtekening nodig is.
3. Verstuur snel. Een goede offerte die snel komt, wint het vaak van een perfecte die te laat komt. Spreek in de mail af wanneer je contact opneemt; welke dagen daarvoor werken, staat in het schema voor offerte opvolgen.
4. Laat tekenen op één vaste versie. Wil de klant iets veranderen, maak dan een nieuwe versie en laat die tekenen. Werk nooit vanuit een andere versie dan de getekende.
5. Stuur na het tekenen een bevestiging, met de getekende pdf en de volgende stap. Komt er daarna een extra wens, behandel die als meerwerk met een eigen prijs en akkoord, zoals in meerwerk vastleggen.

Teksten om te kopiëren

Sjabloon

Akkoordtekst boven de handtekening Met deze handtekening geeft [bedrijf klant] opdracht voor het werk in offerte [nummer], versie [versie]: de hierboven aangevinkte onderdelen, voor eenmalig [bedrag] en [bedrag] per maand, beide excl. btw. Op deze opdracht zijn de algemene voorwaarden van [jouw bedrijf] van toepassing ([versie of link]). Tekenen kan tot en met [datum].

Mail om de offerte te laten tekenen Onderwerp: Offerte [nummer] voor [project], om te bekijken en te tekenen Hoi [naam], fijn dat we [dag] konden bellen. Hierbij de offerte voor [project]. Achterin staat een overzicht van de onderdelen en de totalen; vink gerust nog een optie aan of uit voordat je tekent. Je hebt tot [datum] de tijd. Tekent er bij jullie nog iemand mee, bijvoorbeeld [naam]? Dan zet ik die er ook bij. [Link]

Als de klant per mail "akkoord" stuurt Hoi [naam], dank je wel! Voor de duidelijkheid: je akkoord geldt voor offerte [nummer], versie [versie], met [gekozen opties], voor [bedrag] excl. btw. Wil je de offerte nog even online tekenen? Dan hebben we allebei hetzelfde getekende stuk. [Link]

Na het tekenen Hoi [naam], top, de offerte is getekend! Om meteen te kunnen starten: past [datum] of [datum] jou voor de aftrap? De factuur voor de aanbetaling krijg je vandaag, en de getekende pdf zit in de bijlage voor je administratie.

Hoe Propozit helpt

Met Propozit tekent je klant niet in een losse pdf, maar in de offerte zelf. Je klant krijgt standaard een code van zes cijfers per mail om de offerte te openen, en zonder die code kan niemand tekenen, ook niet via een openbare link. Op de akkoordpagina kiest de klant Ondertekenen. Daar staat eerst een samenvatting van wat hij heeft aangevinkt; daarna vinkt hij aan dat hij akkoord gaat, vult zijn naam en functie in en tekent met vinger of muis, of typt zijn naam. Zie de pagina over ondertekenen in het deck (Engels).

Juridisch is dat een gewone elektronische handtekening, geen gekwalificeerde. Na het tekenen krijgen jullie allebei een pdf als tekenbewijs: je bedrijfsgegevens, de gekozen onderdelen, de totalen met btw, het betaalschema, de voorwaarden, beide handtekeningen, het tijdstip, het e-mailadres waarmee getekend is en een vingerafdruk van het getekende stuk. Wil de klant eerst nog iets aangepast zien, dan kiest hij Wijziging vragen, naast Ondertekenen; jij krijgt daar een mail van. Is de geldigheidsdatum voorbij, dan blijft de offerte leesbaar, maar tekenen kan niet meer. Alle stappen staan in versturen en laten tekenen (Engels).

Propozit is in early access en je begint gratis.