Offerte, prijsopgave of begroting: het verschil

Het verschil tussen een offerte en een prijsopgave zit in wat je belooft. Een prijsopgave is een indicatie: een bedrag of bandbreedte, zodat de klant weet of verder praten zin heeft. Een begroting (of kostenraming) rekent het werk door tot een richtprijs die nog kan bewegen. Een offerte is een uitgewerkt aanbod met scope, prijs en voorwaarden; zegt de klant ja, dan is er een overeenkomst. Hieronder een beslistabel, een rekenvoorbeeld en teksten om te kopiëren.

Drie woorden die in de praktijk door elkaar lopen

Wie zoekt, vindt uiteenlopende uitleg. Mijnzzp noemt een prijsopgave een korte indicatie en een offerte het uitgebreidere stuk met voorwaarden en planning. Andere sites gebruiken de woorden door elkaar, en je klant heeft waarschijnlijk zijn eigen idee bij elk woord.

Daarom werkt deze indeling beter dan een definitie uit een woordenboek. Kijk naar twee vragen: hoe vast is de prijs, en kan de klant er meteen ja op zeggen?

Een begroting kan dus zelf het aanbod zijn. Dan heb je een overeenkomst met een richtprijs in plaats van een vaste prijs. Dat verschil komt verderop terug.

Wat het Burgerlijk Wetboek zegt over een aanbod

De wet kent het woord "offerte" niet. Ze spreekt van een aanbod. Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan (art. 6:217 BW). Of je stuk een aanbod is, hangt af van de inhoud: staat er genoeg in om met één ja een afspraak te hebben?

Vier regels uit Boek 6 van het BW doen ertoe als je een prijs op papier zet:

1. Herroepen (art. 6:219 lid 1). Een aanbod kun je intrekken, tenzij er een termijn voor aanvaarding in staat of op een andere manier uit het aanbod volgt dat het onherroepelijk is.
2. Vrijblijvend (art. 6:219 lid 2). Intrekken kan in principe alleen zolang de klant nog niet heeft aanvaard en zijn akkoord ook nog niet heeft verstuurd. Staat er dat het aanbod vrijblijvend is, dan mag je het volgens dit artikel nog onverwijld na de aanvaarding herroepen.
3. Vervallen (art. 6:221). Een mondeling aanbod vervalt als het niet meteen wordt aangenomen, een schriftelijk aanbod als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard, tenzij uit het aanbod iets anders volgt, zoals een geldigheidsdatum.
4. Een "ja, maar" (art. 6:225). Een aanvaarding die van het aanbod afwijkt, geldt als een nieuw aanbod. Alleen bij ondergeschikte afwijkingen komt de overeenkomst toch tot stand, tenzij de aanbieder er meteen bezwaar tegen maakt.

Wat betekent dat in de praktijk? Een vrijblijvende offerte geeft jou een uitweg bij een rekenfout, maar ze geeft de klant minder zekerheid. En een klant die antwoordt met "akkoord, als het wat goedkoper kan", heeft je offerte niet aangenomen; hij doet zelf een voorstel.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

De begroting: een richtprijs met een grens

Een begroting is in de wet vooral een onderwerp bij aanneming van werk: het maken van een werk van stoffelijke aard, zoals een verbouwing of een beursstand (art. 7:750 BW). Daar gelden twee regels uit art. 7:752 BW:

• Is er geen prijs afgesproken, of alleen een richtprijs, dan is de opdrachtgever een redelijke prijs verschuldigd.
• Is er een richtprijs bepaald, dan mag die niet met meer dan 10% worden overschreden, tenzij de aannemer de opdrachtgever zo tijdig heeft gewaarschuwd dat die het werk nog kon beperken of vereenvoudigen.

Werk je als bureau of zzp'er aan een website, campagne of advies, dan is dat meestal een opdracht en geen aanneming van werk. Voor een opdracht staat er geen 10%-regel in de wet. Wel geldt dat zonder afgesproken loon het gebruikelijke loon verschuldigd is, of anders een redelijk loon (art. 7:405 BW). Wil je met een begroting werken, zet dan zelf in je stuk hoeveel je mag overschrijden en wanneer je waarschuwt. Dat is duidelijker voor de klant dan een regel waarvan niemand zeker weet of hij geldt.

Welk document wanneer: een beslistabel

Twijfel je tussen begroting en offerte, kies dan de offerte met een vaste prijs en reken een marge in voor wat je niet kunt voorzien. Hoe je zo'n marge bepaalt vanuit je tarief, lees je in je uurtarief berekenen als zzp'er. Extra verzoeken tijdens het project regel je met een meerwerkclausule en een akkoord per wijziging.

Een prijsopgave hoeft niet perfect te zijn, wel snel. Te lang wachten met een prijs is een fout: de snelste partij wint vaak. Een eerlijke bandbreedte kort na het gesprek houdt het gesprek op gang terwijl jij de echte offerte maakt.

Eén klus in drie documenten

Een verzonnen voorbeeld. Namen, uren en bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door die van jezelf.

Voorbeeld

Bureau Noordlicht (Deventer) maakt een nieuwe website voor Fysiotherapie De Linde vof (Amersfoort). Het bureau rekent met € 80 per uur excl. btw en het algemene btw-tarief van 21%.

1. De prijsopgave, de dag na het eerste gesprek. "Voor een site van deze omvang rekenen we doorgaans € 6.500 tot € 8.500 excl. btw. Een vaste prijs volgt na de intake." Er staan geen scope, planning of voorwaarden in. De klant weet waar hij ongeveer staat.

2. De begroting, na de intake. Het bureau rekent het werk door in uren.

Post	Uren	Bedrag excl. btw
Ontwerp	30	€ 2.400
Bouw	50	€ 4.000
Content invoeren	12	€ 960
Testen en livegang	8	€ 640
Subtotaal excl. btw		€ 8.000
Btw 21% over € 8.000		€ 1.680
Totaal incl. btw		€ 9.680

Bij de begroting staat: "Dit is een richtprijs. We factureren de werkelijke uren. Verwachten we meer dan 10% boven de richtprijs uit te komen, dan melden we dat vooraf, zodat je het werk kunt beperken, en beginnen we pas aan het extra werk na je akkoord. Melden we dat niet op tijd, dan factureren we niet meer dan 10% boven de richtprijs."

3. De offerte. In de derde versie kiest het bureau voor een vaste prijs, met een marge van € 400 voor wat niet te voorzien is, geldig tot 30 november 2026.

Onderdeel	Bedrag
Vaste prijs website excl. btw	€ 8.400
Btw 21% over € 8.400	€ 1.764
Totaal incl. btw	€ 10.164

Wat er gebeurt als het werk 115 uur kost in plaats van 100. Dat is € 9.200, 15% boven de begroting. De grens van 10% ligt bij € 8.800.

Situatie	Excl. btw	Btw 21%	Incl. btw
Begroting, niet op tijd gewaarschuwd: volgens de afspraak factureert het bureau tot de grens	€ 8.800	€ 1.848	€ 10.648
Begroting, in week drie gewaarschuwd en de klant gaat door	€ 9.200	€ 1.932	€ 11.132
Offerte met vaste prijs: de extra uren zijn voor het bureau	€ 8.400	€ 1.764	€ 10.164

Bij de begroting draagt de klant het risico van extra uren, tot de afgesproken grens. Bij de vaste prijs draagt het bureau dat risico; daarom zat er een marge in.

Het verschil tussen de drie versies: de prijsopgave is snel en vrijblijvend van toon, maar niemand kan er een opdracht op baseren. De begroting is eerlijk over onzekerheid, en de overschrijdingszin maakt vooraf duidelijk wat er gebeurt als het tegenvalt. De offerte geeft de klant zekerheid en jou het risico, en dat risico verwerk je in de prijs.

Teksten om te kopiëren

Zet bovenaan of onder de prijs in één zin wat voor document het is. Kies de regel die past en vul de haken in.

Sjabloon

Prijsopgave Dit is een prijsindicatie op basis van ons gesprek van [datum]. Het is nog geen aanbod: na de intake sturen we een offerte met scope, planning en een vaste prijs.

Begroting Deze begroting geeft een richtprijs van [bedrag] excl. btw, opgebouwd uit de posten hierboven. We factureren de werkelijke uren tegen [tarief] per uur excl. btw. Verwachten we meer dan [percentage]% boven de richtprijs uit te komen, dan melden we dat vooraf, zodat je het werk kunt beperken, en beginnen we pas aan het extra werk na je akkoord. Melden we dat niet op tijd, dan factureren we niet meer dan [percentage]% boven de richtprijs.

Offerte met geldigheidsdatum Deze offerte is geldig tot en met [datum]. Tot die datum staan prijs en planning vast. Je akkoord vóór die datum is genoeg om de opdracht te bevestigen.

Vrijblijvende offerte Deze offerte is vrijblijvend. We bevestigen de opdracht en de startdatum direct na je akkoord.

Werk buiten deze offerte Werk dat hier niet in staat, rekenen we af tegen [tarief] per uur excl. btw, na een prijs vooraf en je akkoord.

Twee dingen om op te letten. Zet "vrijblijvend" niet naast een geldig-tot-datum: het ene zegt dat je kunt terugkomen op je aanbod, het andere dat je eraan vastzit tot die datum. Wil je een vrijblijvende offerte na een akkoord toch intrekken, dan moet dat meteen. En vergeet de laatste regel niet. Mijn tarief voor werk buiten de offerte zet ik er altijd in; laat je het weg, dan komt het eerste extra verzoek zonder prijs binnen.

Welke andere onderdelen op het stuk horen, zoals je KvK-nummer en het btw-blok, staat in de checklist van wat er op een offerte moet staan.

Van prijsopgave naar getekende offerte

1. Stuur de prijsopgave snel en noem de aanname. "Uitgaande van zes pagina's en teksten van jullie" voorkomt dat een bandbreedte later als belofte wordt gelezen.
2. Doe de intake en schrijf de scope. Wat je levert, wat niet, en wat de klant moet aanleveren. Hoe je dat opbouwt, zie je in de stappen van een offerte maken als zzp'er of bureau.
3. Kies: begroting of vaste prijs. Is de onzekerheid groot, werk dan met een richtprijs en een overschrijdingsgrens. Is ze klein, geef een vaste prijs.
4. Zet een geldigheidsdatum en een plek voor akkoord erin. Dan is duidelijk tot wanneer je aanbod loopt en waarop de klant ja zegt.
5. Volg op voor de datum verloopt. Komt er geen reactie, gebruik dan het schema uit je offerte opvolgen zonder te pushen.
6. Krijg je een tegenvoorstel, stuur dan een nieuwe versie. Een "ja, maar" is geen akkoord. Leg de gewijzigde prijs of scope vast in een nieuwe versie en laat die aannemen.

Hoe Propozit helpt

In Propozit maak je de offerte als deck en zet je extra's als opties met een prijs. De klant vinkt ze zelf aan en ziet het totaal meteen meebewegen; hoe dat werkt, staat bij de uitleg over interactieve prijzen (Engels). Een product zonder bedrag in je prijslijst verschijnt als "op aanvraag", handig voor een onderdeel dat je pas na de intake kunt prijzen. Je meerwerktarief en de geldigheidsduur komen vanzelf in de voorwaardenslide.

Na de geldigheidsdatum kan de klant de offerte nog lezen maar niet meer tekenen; je verlengt de datum in de instellingen van het deck, zoals de hulppagina over versturen en tekenen (Engels) laat zien. Elke publicatie is een nieuwe versie met een notitie, dus een tegenvoorstel verwerk je in een nieuwe versie zonder de oude kwijt te raken. De klant tekent in het deck en jullie krijgen allebei de ondertekende pdf.

Propozit is in early access en je begint gratis.