Offerte marketingbureau: retainer en campagne

Een offerte van een marketingbureau verkoopt vaak drie soorten werk tegelijk: doorlopend werk voor een vast maandbedrag (de retainer), een campagne met een begin en een eind, en losse uren voor alles daartussen. Zet die drie elk als eigen post in de offerte, met een eigen prijs en eigen voorwaarden, en houd het advertentiebudget buiten je fee. Hieronder staat een uitgewerkte offerte voor online marketing met btw, en onderaan een sjabloon om te kopiëren.

Wat een offerte van een marketingbureau anders maakt

De basis is die van elke offerte: de situatie van de klant, je aanpak, wat er wel en niet in zit, de prijs en de voorwaarden. Hoe zo'n offerte er deel voor deel uitziet, met een losse marketingcampagne als voorbeeld, lees je bij de offerte voorbeelden per beroep. Hier gaat het om wat er verandert als je marketing ook maandelijks verkoopt.

Veel marketingwerk loopt door na de eerste opdracht. Een webdesigner levert een site op; een marketingbureau beheert daarna de campagnes, schrijft de posts en meet de resultaten, maand na maand. De klant koopt dus geen eindproduct, maar een stuk werk dat doorloopt. Je offerte moet daarom twee vragen beantwoorden die bij een project niet spelen: wat krijg ik elke maand, en hoe kom ik er weer uit?

Begin niet met een presentatie van je bureau. Ik open met het probleem van de klant: waar komen nu de aanvragen vandaan, wat werkt niet, wat moet er anders. Wie jullie zijn en wat je eerder deed, komt later, en dan alleen het werk dat bij dit probleem past. Steeds dezelfde cases bij elke offerte zetten is een fout.

Retainer, campagne of urenbundel: welke vorm voor welk werk

Ken elk stuk werk de vorm toe die erbij past. Doe je dat niet, dan belandt alles in één groot maandbedrag en weet niemand meer waarvoor hij betaalt.

Wanneer een vaste maandfee beter werkt dan een strippenkaart, en hoe je ongebruikte uren regelt, staat uitgewerkt in de vergelijking tussen een vaste maandfee en een strippenkaart. Een offerte voor social media volgt dezelfde verdeling: het vaste aantal posts per maand is de retainer, een campagne rond een actie is een project.

De retainer in drie niveaus, met looptijdkorting

Leg per niveau vast wat je telt: hoeveel posts, artikelen of campagnes per maand, hoe vaak je rapporteert en hoeveel overleg erbij zit. "Social media beheer" zonder aantal is geen scope. Ik wil dat de klant het gevoel heeft dat er niets ontbreekt aan wat hij krijgt, en ik schrijf net zo duidelijk op wat buiten de retainer valt.

Zet ook het uitgebreide niveau in de offerte. Ik ga niet voor de klant bepalen wat hij kan betalen; hij kiest zelf. Raad het middelste niveau aan, en laat de niveaus alleen verschillen in wat erin zit, niet in de voorwaarden.

Een looptijdkorting beloont de klant die zich langer vastlegt. Geef die korting alleen op het maandbedrag. De campagne en de losse uren houden hun eigen prijs, anders betaal je de korting over werk dat met de looptijd niets te maken heeft. Spreek ook af wat er gebeurt als de klant eerder stopt dan de afgesproken looptijd.

Advertentiebudget, tools en opzeggen

Het advertentiebudget is geen omzet van jou. Laat de klant dat zelf aan Meta, Google of LinkedIn betalen, op een advertentieaccount op zijn eigen naam, en geef jezelf daar toegang als beheerder. Zo staat het budget niet in jouw totaal, en houdt de klant zijn account en zijn gegevens als jullie stoppen.

Voor betaalde tools, zoals een planningstool voor social media, maak je dezelfde keuze: de klant neemt het abonnement zelf, of je rekent het door tegen kostprijs als aparte regel. Zet in de offerte welke van de twee het is.

Drie afspraken horen in elke offerte van een marketingbureau:

1. Rapportage. Hoe vaak je rapporteert, welke cijfers erin staan en in welk overleg je ze bespreekt.
2. Looptijd en opzeggen. De minimale looptijd, de opzegtermijn en wat er gebeurt met de korting als de klant eerder stopt.
3. Meerwerk. Je uurtarief voor werk buiten de offerte, en dat je eerst een prijs geeft en een akkoord vraagt. Er komen verzoeken buiten de offerte, dus zeg vooraf wat ze kosten.

Zet de btw apart bij elk bedrag. De Belastingdienst noemt 21% als algemeen btw-tarief, en dat tarief rekent het bureau in het voorbeeld hieronder.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Voorbeeldofferte: online marketing voor een installatiebedrijf

Hieronder de kern van een offerte van een verzonnen marketingbureau aan een verzonnen klant. De namen, uren en bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door die van jezelf.

Voorbeeld

Offerte 2026-112 van Marketingbureau Lindeboom (Zwolle) aan Installatiebedrijf Hofstra bv (Meppel). Datum maandag 2 november 2026, geldig tot woensdag 2 december 2026.

De situatie. Hofstra installeert warmtepompen en krijgt de meeste aanvragen via mond-tot-mondreclame. De website levert weinig op en er lopen geen advertenties. Doel: vanaf het voorjaar 2027 elke maand aanvragen via de site, gemeten met een formulier op de landingspagina.

De retainer: drie niveaus, per maand, excl. btw, tegen € 95 per uur.

Niveau	Wat erin zit, per maand	Uren	Maandbedrag
Basis	SEO-onderhoud, 8 social posts, maandrapport	14	€ 1.330
Aanbevolen	Basis, plus beheer van Google Ads en Meta-advertenties, 12 posts in plaats van 8, 2 blogartikelen	24	€ 2.280
Uitgebreid	Aanbevolen, plus 4 blogartikelen in plaats van 2, een maandelijkse nieuwsbrief en elk kwartaal overleg op locatie	36	€ 3.420

Looptijd van Aanbevolen. Minimaal 3 maanden, daarna per maand opzegbaar met een maand opzegtermijn: € 2.280 per maand. Of een looptijd van 12 maanden met 5% korting op het maandbedrag: € 2.166 per maand, € 25.992 per jaar in plaats van € 27.360. Stopt Hofstra eerder, met een maand opzegtermijn, dan betaalt het over de maanden tot dan alsnog het volle maandbedrag: € 114 per maand extra.

De campagne: voorjaarsactie warmtepompen, eenmalig, excl. btw.

Onderdeel	Uren	Bedrag
Strategie, doelgroepen en planning	8	€ 760
Landingspagina: tekst, ontwerp en aanvraagformulier	14	€ 1.330
12 advertentievarianten voor Google en Meta	12	€ 1.140
Conversiemeting inrichten en testen	6	€ 570
Totaal	40	€ 3.800

Prijs. Campagne € 3.800 excl. btw, btw 21% € 798, totaal incl. btw € 4.598. Retainer Aanbevolen bij 12 maanden: € 2.166 per maand excl. btw, btw 21% € 454,86, totaal € 2.620,86 per maand.

Urenbundel voor losse verzoeken (optie). 20 uur voor € 1.800 excl. btw (€ 90 per uur), btw 21% € 378, totaal € 2.178, 12 maanden geldig vanaf de aankoop.

Advertentiebudget. € 1.500 per maand vanaf maart 2027, door Hofstra zelf betaald aan Google en Meta, op advertentieaccounts op naam van Hofstra bv. Dit bedrag zit niet in de prijzen hierboven.

Niet inbegrepen. Fotografie en video, drukwerk, het bouwen van een nieuwe website, betaalde tools.

Planning. Retainer vanaf maart 2027, gelijk met de campagne. Landingspagina ter goedkeuring vrijdag 12 februari 2027. Campagne live maandag 1 maart 2027.

Betaling. Campagne: 50% bij akkoord, 50% bij de livegang, telkens € 1.900 plus btw. Retainer: vooraf per maand gefactureerd. Betalen binnen 14 dagen na factuurdatum.

Meerwerk. € 95 per uur excl. btw, altijd eerst een prijs en een schriftelijk akkoord.

Rapportage. Elke maand een rapport met aanvragen, kosten per aanvraag en bereik, besproken in een videogesprek van een half uur.

Waarom deze offerte werkt: het probleem van de klant staat vooraan, retainer, campagne en urenbundel staan elk apart, de korting geldt alleen voor het maandbedrag, het advertentiebudget staat apart en op naam van de klant, en eenmalige en maandelijkse bedragen hebben elk een eigen totaal met btw.

Sjabloon: offerte voor een marketingbureau

Sjabloon

Kop. Offerte [nummer] van [jouw bureau, plaats] aan [klant, rechtsvorm, plaats]. Datum [datum], geldig tot [datum].

De situatie. [Waar de aanvragen of verkopen nu vandaan komen, en wat er niet werkt.] Doel: [wat de klant wil bereiken, en hoe je het meet].

Retainer, per maand, excl. btw.

• [Basis]: [aantal posts, artikelen, campagnes, rapport]. [bedrag] per maand
• [Aanbevolen]: [Basis] plus [wat erbij komt]. [bedrag] per maand
• [Uitgebreid]: [Aanbevolen] plus [wat erbij komt]. [bedrag] per maand

Looptijd. Minimaal [aantal] maanden, daarna per maand opzegbaar met [termijn]. Bij [aantal] maanden vast: [percentage] korting op het maandbedrag. Bij eerder stoppen: [wat er gebeurt met de korting].

Campagne, eenmalig, excl. btw. [Onderdeel, uren, bedrag per regel, met een totaal.]

Urenbundel (optie). [aantal] uur voor [bedrag] excl. btw, [aantal] maanden geldig.

Advertentiebudget. [bedrag] per maand in [periode], door [klant] zelf betaald aan [platforms], op accounts op naam van [klant]. Niet in de prijzen hierboven.

Tools. [Welke tools, en of de klant ze zelf afneemt of jij ze tegen kostprijs doorrekent.]

Niet inbegrepen. [Fotografie, video, drukwerk, een nieuwe website, …]

Rapportage. Elke [maand / kwartaal] een rapport met [cijfers], besproken in [overleg].

Betaling. Campagne: [percentage] bij akkoord, [percentage] bij livegang. Retainer: [vooraf / achteraf] per maand gefactureerd. Betalen binnen [aantal] dagen.

Meerwerk. [Uurtarief] per uur excl. btw, na schriftelijk akkoord.

Akkoord. Door te tekenen gaat [klant] akkoord met deze offerte, het gekozen niveau en de looptijd, en de algemene voorwaarden van [jouw bureau]. KvK-nummer en btw-id staan in de voettekst.

Hoe Propozit helpt

In Propozit begin je met een van de 31 sjablonen per soort opdracht, bijvoorbeeld voor social media of SEO. Je zet de retainerniveaus als plannen naast elkaar en de klant kiest er zelf één. Een korting voor een langere looptijd schrijf je zelf als deal, en die kun je laten gelden voor alleen de maandbedragen. De campagne en de urenbundel staan als eigen regels in dezelfde offerte. Hoe plannen, opties en deals werken, lees je in de uitleg over interactieve prijzen (Engels).

De totalen rekenen mee terwijl de klant kiest, en eenmalige en maandelijkse bedragen blijven apart. Je kiest per offerte het btw-tarief en zet je uurtarief voor meerwerk in de voorwaarden. Uit je bibliotheek kies je de cases die bij deze klant passen. De klant tekent in de offerte en jullie krijgen allebei een getekende pdf. Wat Propozit voor marketingbureaus doet, staat op de pagina voor marketingbureaus (Engels).

Propozit houdt geen uren bij en verstuurt geen facturen; het saldo van een urenbundel volg je in je eigen urenregistratie.

Propozit is in early access en je begint gratis.