Offerte ICT-beheer: prijs per werkplek of gebruiker

Een offerte voor ICT-beheer zet één prijs per werkplek of per gebruiker per maand voorop, met daaronder wat die prijs dekt: servicedesk, reactietijden, updates, back-up en beveiliging. De overname van de omgeving staat er als eenmalig bedrag naast. Leg een minimum aantal werkplekken vast en schrijf op hoe de rekening meebeweegt als er mensen bij komen of vertrekken. Hieronder lees je hoe je kiest tussen werkplek en gebruiker, zie je een ingevulde offerte en krijg je een clausule om te kopiëren.

Wat de klant per werkplek koopt

Een MKB-klant die systeembeheer uitbesteedt, wil twee dingen weten: wat kost het per persoon, en wat gebeurt er als het misgaat. Je offerte beantwoordt die vragen in die volgorde. De opbouw van een offerte voor een dienst zie je in een complete voorbeeldofferte, deel voor deel; hier gaat het om wat er verandert bij ICT-beheer.

Er is geen oplevering. Je verkoopt een dienst die doorloopt zolang de klant blijft, dus past een vaste maandprijs beter dan een urenbundel. Waarom, lees je bij het verschil tussen een retainer en een strippenkaart.

De klant vergelijkt jouw prijs met die van andere beheerpartijen. RekenmachinePro schat beheer en support op € 15 tot € 30 per medewerker per maand voor een MKB-bedrijf dat in de cloud werkt, en noemt de prijs per gebruiker per maand als gebruikelijke vorm. Zo'n bedrag zegt weinig over wat er precies in zit. Juist daarom moet jouw offerte per pakket opsommen wat de klant voor zijn geld krijgt.

Werkplek of gebruiker: een beslistabel

"Werkplek" en "gebruiker" lijken hetzelfde, tot iemand een laptop, een telefoon en een tablet heeft. Of tot drie monteurs één tablet in de bus delen. Kies de eenheid die past bij hoe de klant werkt, en schrijf in de offerte wat je ermee bedoelt.

Twijfel je, kies dan de eenheid die de klant zelf al bijhoudt. Dan kan hij zijn personeelslijst naast je factuur leggen.

Voorbeeldofferte: installatiebedrijf in Zwolle met 18 werkplekken

Hieronder de kern van een offerte van een verzonnen beheerpartij aan een verzonnen klant. Alle namen, aantallen en bedragen zijn voorbeelden: vervang ze door die van jezelf.

Voorbeeld

Offerte 2026-112 van Brink ICT-beheer (Deventer) aan Installatietechniek Hofstede bv (Zwolle). Datum 6 november 2026, geldig tot vrijdag 4 december 2026.

De situatie. Hofstede heeft 11 medewerkers op kantoor met een laptop en 7 monteurs met een tablet. Een medewerker van de administratie doet nu het systeembeheer erbij. Back-ups van de mail worden niet getest, en de tablets van de monteurs worden niet beheerd. Doel: één aanspreekpunt, vaste reactietijden en een gecontroleerde back-up.

Twee pakketten, per werkplek per maand, excl. btw. Een werkplek is één medewerker met één laptop of tablet en een telefoon.

	Basis	Compleet
Prijs per werkplek per maand	€ 38	€ 54
Servicedesk op afstand, werkdagen 08:30–17:00	Ja	Ja
Reactie op een storing waardoor iemand niet kan werken	Binnen 8 werkuren	Binnen 2 werkuren
Updates, virusbescherming, back-up van mail en bestanden	Ja	Ja
Beheer van tablets en telefoons	Nee	Ja
Back-up terugzetten als test	Per jaar	Per kwartaal
Bezoek op locatie	Op verzoek, tegen uurtarief	Eén keer per maand

Maandbedrag Compleet, excl. btw.

Regel	Aantal	Prijs	Bedrag
Werkplek Compleet	18	€ 54	€ 972
Beheer firewall en wifi	1	€ 85	€ 85
Totaal per maand			€ 1.057

Btw 21% over € 1.057: € 221,97. Per maand incl. btw: € 1.278,97. Bij Basis is het maandbedrag 18 × € 38 + € 85 = € 769 excl. btw.

Eenmalig, excl. btw.

Regel	Bedrag
Overname en inventarisatie, 14 uur à € 95	€ 1.330
Beheersoftware installeren op 36 apparaten (18 laptops en tablets, 18 telefoons), à € 12,50	€ 450
Totaal eenmalig	€ 1.780

Btw 21% over € 1.780: € 373,80. Eenmalig incl. btw: € 2.153,80. Het eenmalige bedrag factureren we na de overname, los van het eerste maandbedrag.

Aantal werkplekken. Minimaal 15, maximaal 40 binnen deze prijs. Wat dat betekent als het team verandert:

Moment	Actieve werkplekken	Gefactureerd	Maandbedrag excl. btw
Maand 1	18	18	€ 1.057
Maand 4, twee monteurs en een stagiair erbij	21	21	€ 1.219
Maand 9, na het einde van een groot project	13	15 (minimum)	€ 895

Niet inbegrepen. Laptops, tablets en telefoons, licenties voor Microsoft 365 en de vakapplicatie van Hofstede, projecten zoals een verhuizing of een nieuw netwerk, en support buiten kantoortijd.

Buiten het maandbedrag. Projecten en bezoeken buiten het pakket: € 95 per uur excl. btw, na akkoord. Buiten kantoortijd: € 142,50 per uur excl. btw.

Looptijd. 12 maanden, daarna per maand opzegbaar met een opzegtermijn van één maand.

Waarom deze offerte werkt: de klant ziet per pakket wat hij krijgt, in dingen die hij kan controleren, zoals reactietijden en hoe vaak een back-up getest wordt. Het eenmalige bedrag en het maandbedrag hebben elk een eigen totaal. En de tabel met drie momenten laat zien wat het minimum doet, voordat de klant ernaar vraagt.

Ik zet het uitgebreide pakket altijd in de offerte, ook als ik denk dat de klant voor het goedkopere gaat. Of de tablets van de monteurs beheerd moeten worden, beslist de klant, niet ik.

Reactietijd en servicedesk: wat je belooft

Op de reactietijd valt de klant later terug. Een reactie is geen oplossing: beloof dat er binnen de afgesproken tijd iemand aan de storing werkt, niet dat hij dan verholpen is. Leg deze vier dingen vast:

1. Wanneer de servicedesk open is. Dagen en tijden, en of feestdagen meetellen.
2. Wat een spoedmelding is. Bijvoorbeeld: iemand kan niet werken, of de hele vestiging heeft geen internet. Een printer die vastloopt is geen spoed.
3. Hoe de klant meldt. Per telefoon, per mail of via een portaal, en wie bij de klant mag melden.
4. Wat er buiten valt. Hardware en licenties die de klant zelf koopt, software van andere leveranciers en projecten. Wat niet in het pakket zit, schrijf ik net zo duidelijk op als wat er wel in zit.

Over dat laatste gaat het later vaak. Een nieuwe collega inrichten valt binnen het pakket; een verhuizing naar een nieuw pand niet. Hoe je die grens bewaakt, lees je in hoe je meerwerk afbakent en verrekent. Zet je uurtarief voor dat werk al in de offerte: extra verzoeken komen er toch, en dan weet de klant vooraf wat ze kosten.

Clausule: in- en uitstroom van medewerkers

Het aantal werkplekken verandert vaker dan de prijs. Met deze clausule hoef je daar niet elke maand over te praten. Pas de vakjes aan en zet hem in je offerte of je dienstverleningsovereenkomst.

Sjabloon

Aantal werkplekken

1. Het maandbedrag is de prijs per [werkplek / gebruiker] maal het aantal [werkplekken / gebruikers], plus de vaste regels voor [server, firewall, wifi].
2. Een [werkplek / gebruiker] is [een medewerker met een actief account en een beheerd apparaat]. Gedeelde mailboxen en accounts voor systemen tellen niet mee.
3. We tellen op de eerste werkdag van elke maand, uit het beheerportaal. Je krijgt de telling bij de factuur.
4. Komt er een medewerker bij, dan richten we de werkplek in binnen [aantal] werkdagen na je melding. De werkplek telt mee vanaf de eerstvolgende telling.
5. Vertrekt een medewerker, meld dat dan [aantal] werkdagen vooraf. We sluiten het account af en zetten de gegevens veilig. De werkplek telt niet meer mee vanaf de maand na je melding.
6. We factureren minimaal [minimum] werkplekken per maand, ook als er minder actief zijn. Boven [maximum] werkplekken maken we een nieuwe prijsafspraak.
7. Werk buiten dit pakket, zoals projecten en support buiten kantoortijd, kost [tarief] per uur excl. btw, alleen na jouw akkoord.

Twee keuzes in deze clausule maak je bewust. Het minimum beschermt je marge in een maand met weinig mensen: de servicedesk en de bezoeken kosten je dan net zoveel. En de meldtermijn bij vertrek is er niet alleen voor de rekening. Een account dat na iemands vertrek openblijft, is een beveiligingsrisico voor de klant.

Zet de btw apart op de offerte en noem het tarief. ICT-beheer valt voor de Belastingdienst onder het algemene btw-tarief van 21%, zoals alle diensten die niet vrijgesteld zijn en niet onder een lager tarief vallen. Meer over btw op een offerte, ook voor een klant in het buitenland, lees je in btw op je offerte.

Dit is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een jurist of boekhouder.

Hoe Propozit helpt

In Propozit begin je een offerte voor ICT-beheer met het sjabloon Managed IT, een van de 31 sjablonen per soort opdracht. Het heeft een plek voor je prijs per gebruiker of apparaat (Per user or device), een plek voor de overname als vaste prijs (Onboarding) en optionele extra's die de klant zelf aanvinkt (Optional extras), zoals een uurtarief of een urenbundel. Zet je twee of drie prijzen per gebruiker in de offerte, dan kiest de klant er zelf één.

Bij de prijs per gebruiker zet je Client can change the quantity aan. De klant past dan zelf het aantal werkplekken aan, binnen het laagste en hoogste aantal en de stapgrootte die jij instelt, en de totalen rekenen mee. Het eenmalige bedrag en het maandbedrag staan apart, als One-off en Per month; Propozit telt ze nooit bij elkaar op. Je uurtarief staat erbij als "Billed as used" en zit in geen enkel totaal. Lees meer over hoe opties, aantallen en totalen in een Propozit-offerte werken (Engels).

Je kiest per offerte het btw-tarief. De klant tekent online, met het aantal dat hij gekozen heeft, en jullie krijgen allebei een getekende pdf.

Propozit is in early access en je begint gratis.